外贸业务员怎么样加强工作效率？

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写在前面的话：

从毕业起始就进入外贸行业，在工厂和外贸机构都待过，一晃已然快六个年头了。一路走来，从外贸业务员到业务经理，见识过形形色色的客户，碰到过各样各样的问题。

我算是个工作狂，每日工作大概14个小时上下吧。咱们这个行业，货值低利润薄制品杂，尤其耗费时间和精力。回想起最初的一两年，已然不记得自己是怎么熬过来的。那段时间，马云的一句话让我尤其受感触。

马云说，你要有这般一个念头：只要你相信你是全世界最想做成这个事情的人，所有的困难将会为你开路。当时我亦是始终保持着这般一个信念，因此呢当时的几个潜在客户陆持续续都做了起来。

写此文的原由在于，和我的一个朋友聊天，她向我诉说她此刻的工作状态：

上班时经常都是东一榔头西一棒槌。感觉每日特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发掘还有几封新的邮件还无回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心次日多注册几个网站，多整理资料，科研客户。

我想这种状况的确存在于有些业务员身上。瑾以下文给这些伴侣有些意见，期盼你们有所收获。

正文：

有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不消脑子，亦要花费时间。因此呢，管理时间的水平，决定你事业乃至生活的成败。咱们能够估摸算算，每一个星期有168小时，其中根据平均睡觉一天8小时算（我严重睡觉不足），1星期睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休憩，剩下的仅有91个小时是咱们能够自己掌控的。那样每日的这13个小时，你怎样运用好使得自己保持着最初的目的和方向前进？

每日下班前5分钟想一下，今天一天都完成为了那些事情，无完成那些事情？在这过程中，你是不是保持着清晰的思路？

从今年六月份起始，机构陆持续续来了几个新业务员。当初她们来的时候，机构搞了一系列的新员工培训，我亦给她们培训过业务研发和业务跟进。

上周的某天傍晚，我如往常同样在机构里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，重视休憩身体要紧，别累着。我晓得，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了亦有近半年了，业务上面还是无多少起色，有的乃至还无开张。感觉她们平时亦没闲着，每日研发信亦发的不少，阿里的询盘有不清楚的亦经常去问制品知识。但每次例会，问她们在忙些什么，需要她们报告的时候，她们几个都说不出很仔细的内容。

我能理解，机构的管理者，都是在过程的同期，更要看结果。我想她们更加多的是经过业绩来判断自己的员工是不是是真正的忙。换位思考，倘若我是领导，我亦会不禁思虑，一个业务员倘若一月仅有两三万美金的营销额，到底能有多忙呢？

之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找她们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了1星期，发掘有些问题：工作效率低下，工作无计划性，把非常多时间是浪费在许多基本不重要或不必要的事情上。

咱们早上是9点上班，然则我发掘都10点半了，还有有些业务员在看着腾讯资讯。不得不说，腾讯的资讯弹窗资讯内容的确很丰富，陈列了非常多热点的各样类型的资讯。而这些资讯，点了一个之后又会想点下一个。

可能她们觉得，早上刚来没什么状态，先瞧瞧资讯过渡一下。不外在职场中还是要重视，凡事要把握个度。我通常都是随便瞧瞧经济类的，其他娱乐八卦很少看。

我发掘有些人是完美主义者，针对有些不重要的小事，亦要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个繁杂程序的代码！

另一，非常多业务员是在被动的工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦无客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情非常多，无计划，就不晓得从哪里下手。做了计划之后，就不同样了，每日都排得满满的，守护客户、跟踪客户、寄样品等，这般，每日计划完成，工作亦会充实许多。

外贸业务员到底怎样加强工作效率？

咱们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室起始（泡茶，整理桌面略过）

1、先打开网页查看一下汇率状况，通常以中行或央行径参考

做为一个外贸业务员，即时认识汇率的动向是很必要的工作。另一，我通常还要瞧瞧国内的原材料的价格走向，通常顶多非常钟能够完成。详细怎么查看请看

料网导航

里原材料频道。

2、打开邮件客户端，再打开 客户跟踪状况表（已附）

查看一下有那些客户是已然是有一段时间无联系的。（我通常是根据2-3个星期上下的时间）给她们逐个发有些问候的邮件，邮件的内容按照区别的对象选取区别的内容。

（在机构名的单元格那里，鼠标右键点击一下，选取右键菜单的 “编辑单元格”，选中“本文档中的位置”，在工作表的列表中选中要转到的表名，即创立了转。）

这么做的好处在于：

1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第1时间想到你！

连续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那样当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！

拿个找货代的事情为例。以前咱们机构有固定货代的时候，咱们一接到新的货代的自我举荐的tel，都是随便应付几句，恨不得早点挂tel。后来，机构的货代显现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次tel的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后火速就合作起来了。

邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写研发信的时候已然写了一堆介绍机构优良怎样怎样的内容，那样跟进的时候基本不需要再写了！写多了客户会反感。大众虽然肤色区别，但人的心理还是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已然成交客户增进关系，展示服务！

客户都爱好有跟进认识的服务人员。

设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了1星期后忽然有个回访tel，问您运用中是不是有任何问题或不方便，您的任何意见都会对今后提高制品的品质和服务起到至关重要的功效。你会不会感觉有种惊讶，或说惊喜？不管制品品牌怎样，制品体验怎样，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或制造商内心亦会打有些分。

其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实质状况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象乃至信任，都会起到潜移默化的功效。这般随手就能发的邮件，为何不做呢？

邮件的内容简洁点、轻描淡写~

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3） 提醒老客户是不是思虑新的订单计划

邮件内容能够同1），老客户收到后通常会火速回复你的邮件，况且有些客户会通知你详细什么时候会有新的订单。

3、查看一下每日工作计划表，瞧瞧昨天的工作有那些无完成

外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在保持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每一个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。

针对昨天没完成的工作，大致思虑好今天安排在哪个时间完成。而后起始计划今天的工作内容。有些人工作基本无计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月无跟进。

这儿我想说的是，咱们做任何事情，其实都反映出咱们的价值观。打个比方，倘若你的想法是迫切期盼增多收入，那样咱们计划表中重要的事情便是思虑做一切能够加强业绩的事情。倘若你的想法是保持生活安定，工作给不了你愉快，接单亦无成就感，那样你工作的大部分内容我想是在守护老客户。

人的一辈子有非常多周期，每一个周期的需要都不同样。因此清楚地晓得这个周期的你，最想要的是什么，这个很重要。

根据每日、每周、每月、每季度计划好工作。

先列名单：

每日先把要做的事情用白纸列一下，而后添加到每日工作计划表中。按照事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急亦不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。给工作归类：

重要不紧急的事情有：研发新客户，跟进未成交客户，科研目的市场，学习更加多的制品知识，汲取更加多业务经验，和客户创立信任，制定营销计划和工作目的，改进与供应商的关系，熬炼身体，好好吃一顿午饭，适当休憩等（一切对你将来业绩提升有直接关系的事务）

重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。

紧急不重要：其他分部需求你协同的工作，领导交待的非业务性工作。非常多事情看似很“紧急”，实质上拖一拖，乃至不办，亦无关大局。学会拜托或分配这些事务交给助理、跟单乃至新业务员去做。

既不紧急亦不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。

平时把重点时间和精力集中于前两类事务，这般，工作时才是真正有效率。

通常来讲，每日固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello

每日花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文资讯，对实事多认识有些，并且当做熬炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，最少你能够多了非常多当下热点的专题。

每日半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚就可。

把更加多的精力用来思虑和科研怎么样去跟进和回复潜在客户，力求创立起信任。

每日花半小时的时间来科研认识目的市场，对一个目的市场的认识起码做到市场营销价格、市场平常品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有那些、销售途径有那些、目的市场上行业内的标杆客户、重点规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最重点的一两个B2B网站等等。

PS：著名的80/20法则：

你每日做的工作内容，仅有20%会和产生利润有直接联系；用20%的成本去守护老客户，将会得到80%的收益；在看我这篇文案的，有20%的人会真正把这些内容去实践，而不是和其他80%的人同样，简单地COPY到WORD里面，而后无限期封藏。等等等等。。。

4、恰当有效地运用工具研发客户及回复客户邮件

完成每日计划之后，应该在9点或9点半上下。

早上的这段时间，对大都数人来讲，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做有些机械的，闲杂的工作。因此呢我不得不说，这段时间用来发研发信，是再合适不外了。

（通常为半小时或一小时。结束时间掌控在10点半之前。）

当然有些人认为，应该按照区别时区的客户，选取区别的时区去发研发信。这般保证研发信能够出此刻客户邮件列表的最上部。

我认为，这个思虑是OK的。然则我能够一样用别的办法去吸引客户的重视力来弥补。

比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。

邮件标题的写法，我会在今后谈谈怎样写邮件的帖子里详细说明。

设置邮件高优先级标签，亦便是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级”

1）外贸业务工具之一 邮件客户端的运用

针对邮件客户端，每一个业务员都有自己的选取，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少许一部分人用网页收发邮件。我个人的意见是，举荐大众用Foxmail。

Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你能够创建非常多签名，把非常多区别版本的研发信做成签名，而后针对区别的客户，发研发信的时候选取插进区别的签名，会非常方便。比方说我，我会创立好几个研发信版本，专门针对某一行业制品的，而后还能细化详细那些制品，专门针对XX制品的，专门针对YY制品的等等。。

另一，用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或名字才可搜索，而Foxmail 7.0 版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查询来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。

FOXMAIL 此刻已然更新到7.2版本，不外非常多人包含我感觉不太好用！我觉得7.0还是不错的。举荐还是用7.0，况且有时候会提示你升级，不要管他不升级就可。重视下载的时候找绿色版（免安装的），免安装，能够随时拷贝携带，我感觉日前很稳定。百度 “foxmail 7.0 1.9.1绿色版“，重视看结果中 必须是 7.0 且 绿色版。您能够到

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的常用软件下载里下载。

另一，倘若你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过同样的想法，是不是能够把非常多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插进签名，稍作修改，而后发送。这种办法是非常方便并且节省时间的。

FOXMAIL 里面能够设置非常多个邮件签名。我说的意思是能够按照区别的回复邮件的场景，把区别的邮件内容写进去，做为邮件的签名。

好比：需要回复不可即时交货的时候，插进邮件签名“不可即时交货 – 原材料原由”（签名里面是具体的先设定好的邮件内容。）

亦许你亦想过。可是一样80/20法则，付出过行动的人仅有20%但却因此呢节省了80%的时间。这儿我只是抛砖引玉，大众悟性很高，应该会明白怎么做的。

（PS：咱们机构前年加入了一个地区的外贸商会的交流会，大众都是做区别行业的制品，因此呢分享起来都毫无保存，不会对各自利益导致多少影响。我亦介绍了这个办法，并且演示了一下。在场的非常多业务员都暗示这个办法很不错！）

下面我简单展示一下一小部分内容，算是抛砖引玉。有心人能够自己动手去做：

出差— 不方便即时查看邮件

Dear Mr/Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th – Jun 25th 2012.

With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.

If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

Thank you and have a nice day!

出差 — 但会每日回宾馆查看

放假 — 不方便即时查看邮件

收到询价，因为XX原由，不可立即报价

出差，但方便即时查看邮件

放假，不方便即时查看邮件

收到询价，因为XX原由，不可立即报价

收到询价，会尽快报价

收到询价，制品种类少，邮件里报价

收到询价，制品种类多，附件中报价表

发送CATALOG

对某些询价的内容不清楚，询问客户

客户还价太多

同意客户的还价

婉拒客户目的价 – 新客户

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost rising about 5% per ton

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.

Hope to get your understanding and support.

同意客户目的价 – 新客户

婉拒客户目的价 – 老客户

客户已确认价格，需要寄送样品

找客户要快递账号

解释为何找客户要快递账号

客户发来订单 – 感谢客户

和客户确认包装

订单预付款收到，会立即安排生产

订单预付款 — 仍未收到，需求客户发付款水单

订单预付款 — 到款，没法入账，请求客户银行修改收款人信息

交货期 — 延误 ( 原由1. 工厂太忙 )

交货期 — 延误 ( 原由2. 工厂/原材料厂停电)

交货期 — 延误 ( 原由3. 原料太紧俏，欠好订 )

货好 — 通告客户，通知指定货代，安排订舱

订单尾款 — 催客户付尾款 — 船快到港

订单尾款 — 催客户付尾款 — 汇率原由

订单尾款 — 收到，表达谢意

向老客户推销新制品

上面展示的小部分的目录我想已然够了，期盼大众明白我在说什么（打字打多了亦会累！）

另一，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好亦会提高工作效率。你能够先创建好多种标签，例如：“新客户询价，速回” 而后报完价格后，标上另一个标签“已报价，重视跟进”。详细怎么操作我就不逐一陈列了，各位自动操作，自己欣赏动手帝~！

（通常回复客户的邮件掌控在一小时内。）

2）外贸业务工具之二 即时帖

大众很容易忽略这个小东西。由于你可能无重视到它对工作效率和计划的完成能起到多大的功效。

每日把要做的任务写下来，1234…点，贴在表示器下角或任何你能够看得要的地区。位置的次序按照重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。无完成的时候，你会看到表示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸同样刺激你的视觉。

拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自自信心的提高，工作效率的加强。最重要的是，倘若你能保持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？ 性格和处事方式！

3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本

文件夹是创立客户资料和订单状况必不可少的。

文件夹我爱好点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边表示树状结构，避免非常多返回上级等操作。

另一我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。按照区别市场创立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。而后在“北美”里面再创立一个机构名叫作的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再按照订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个创立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货状况”、“装船通告”、“报关单据”和“结汇单据”。再创立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这般虽然前期工作量比很强，不外大众能够复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。

关于笔记本，无太多好说的。通常便是写上客户的需要信息和要点。

我的意见是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，由于科研客户的询问很重要，能够认识客户的心理。而不是所有的笔记。

另一，有道云笔记很不错很好用，举荐一下！！

4）外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表

针对哪些每天会受到N多个需求报价的业务员，倘若每一个报价单都一个个去做，精力再旺盛亦吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。

因此呢需要一个表格能有效、方便、快捷的报价利润核算来帮忙咱们简化报价前的工作。

最好填上采购价、退税率、汇率 等有些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。

这儿附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸机构退税计算方式，工厂的业务你们改改公式就可）

报价利润核算表.xls

此刻，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会表示出区别利润率下的价格。价格都填写好后就可查看总体利润。更方便的是，你能够持续修改价格，调节区别的利润率，最后得到一个恰当的总利润。你能够持续修改数量，最后使得总体积正好是你目的立方数。

另一，货物品种多拼一块走散货或整柜的状况下，咱们经常要去掉或加上有些数量的制品。到底哪个制品去掉或加上好呢？

根据以往的经验，倘若超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的制品。倘若数量不足整柜体积，那样就增多有些产量高，交货快的制品。

此刻，你能够按照 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此制品，能够得到较高利润。

5、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴制品信息

非常多业务员由于阿里巴巴发布和更新制品的工作头疼。有些机构的老板或经理乃至规定了硬性指标，一天要更新多少个制品。

在发完研发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。

倘若电脑能够在咱们吃午饭的时间帮咱们把阿里制品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？

这儿介绍一个无比犀利的工具：按键精灵

按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。经过制作脚本，能够让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就能够作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手能够完成的动作，按键精灵都能够替代完成。

通常来讲，它有两种重点功能：

1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等

2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等

日前来讲，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上非常给力！

倘若你认识VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能创立任务脚本。

我简单介绍一下原理：用EXCEL文档创立几个表格，模拟成一个“EXCEL数据库”。而后按照更新或发布制品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入区别的内容。创立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新制品或发布新制品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。

不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（例如“制品关键词”），那样基本上一个小时内电脑能够自动更新或发布100个制品信息！想象一下，咱们吃完午饭回来，电脑已然自动帮咱们更新了100个阿里巴巴制品信息，这是多么令人愉悦的事情。

另一，区别的字段会有区别的组合方式，制品信息数量是乘法原则。能够想象，当你设置足够多的制品关键词和制品描述后，一个相同的制品会衍生出N多个制品页面！

做这般一个工作，前期重点是要持续丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。

这儿放上以上所有附件：【可在料网顶部菜单 其他 – 文档下载 里下载】

客户跟进表.xls

报价利润核算表.xls

复件 订单明细.xls

以下三个文件协同按键精灵用，每日容易发布或更新600+阿里制品信息！

01第1个制品-PE鞋套.xlsx

关键词前缀收集.xlsx

热门词统计&制品发布要点.xls

还有一个想法，便是咱们经常用搜索目的客户，而后记录在Excel表格里，包括机构名，联系人，邮箱。其实针对有些不是尤其对口的客户，咱们不想放过，然则亦不想花费海量时间去手发，亦能够结合按键精灵，让它自动的给表格上的每一个客户都发一封研发信。

能够思虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发研发信的过程，而后选取按键精灵中的循环次数。

重视最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第1条客户记录。

因此呢你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。

转载自：http://www.liaosam.com/how-to-improve-efficiency.html

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