前言:平时咱们看到的都是数据透视表的运用小技巧,很少有系统的讲解数据透视表的知识点。这次兰色把原来发布的数据透视表图文教程整理到一块,共14集,期盼对新手有所帮忙。
Excel表格里三足鼎立:excel技巧操作千万变化;excel函数以不变应万变;excel VBA无所不可。三者各有长短,互不相下。其中excel技巧阵营中的“老大”非“数据透视表”莫属。从今天起始,兰色幻想将和朋友们一块踏上excel数据透视表的学习旅程。
第1讲:什么是数据数据透视表?
在学习excel数据透视表之前,咱们有必要认识它的概念。什么是数据透视表呢?
理论上讲,数据透视表是excel供给的一种交互式的强大数据分析和汇总工具。兰色把它总结为:数据透视表是能够把一个明细表进行归类汇总,况且能够随意改变汇总模式的一种工具。
明细表?归类汇总?随意改变模式?工具?神马东东?听起来还是有点抽象,还是看图比较真观。
营销明细表:
按照地区汇总
按照地区和营销员汇总
按照地区、营销员、商品名叫作汇总
按照月份、地区、营销员、商品名叫作汇总
好吧!由于篇幅关系只能展示这几种汇总方式。亦许你认为我函数水平高超,我会说我一个函数和公式亦没用;亦许你会说你是不是用了传说中的宏,对不起,我没写一句代码。以上。。。全是excel数据透视表实现的,况且展示的亦只是数据透视表最最最。。基本的汇总功能!!
嘿嘿~~是不是动心了呢?你不要可疑你是不是能学会,由于学习数据透视表不需要基本,只要跟着兰色学习,必定能够学会的。
第2讲:制作数据透视表
第1讲中咱们简单介绍了什么是excel数据透视表,关于数据透视表的基本概念还有非常多,倘若此刻拿来全讲,估计朋友们听起来会象天书同样。兰色想了想,基本的概念咱们能够在后面逐步介绍,我想大众此刻最想做的,便是象第1讲中,按照数据表自已亲手创建一个数据透视表。
做数据透视表之前,咱们需要认识以下两个问题:
1 什么样的表格需要做数据透视表
数据透视表的用途倘若细数会有非常多,但最基本、最常用的是“归类汇总”,因此当咱们需要对一个流水账式的明细表进行归类汇总时,就需要运用数据透视表。数据透视表的源数据即是“明细表”。如第1讲中的销售明细表。
2 什么样的格式才可做出数据透视表
在制作数据透视表,需要重视以下几点:
1 空字段名包含空列,没法制作数据透视表
2 相同的字段名,会自动添加序号,以示区别
3 字段所在行有合并单元格,等同于空字段,亦没法创建数据透视表 4 倘若有空行,会当成空值处理
倘若数据源表不规范,需要处理一下才可制作数据透视表,数据表的整理咱们将在第3讲介绍。
下面咱们就要亲手制作数据透视表了。
原材料:营销明细表(点微X右下角阅读原文 下载示例表格)
制作过程:
第1步 选择营销明细表,excel2003版 : 数据菜单 - 数据透视表(Excel2010版:插进选项卡 - 数据透视表 )
excel2003版
excel2010版
第2步 执行“数据透视表”命令后,会进入数据透视表创建向导。(excel2003和excel2010稍有差异,但大体选项是同样的)在向导的第1步通常是默认选项,不需要设置,直接点确定就可(excel2003版在第1步点“完成”按钮)。
第3步进行前两步后,会自动新建一个工作表,且在工作表中会有一个数据透视表空白区域,就象盖楼房地基已打好,需要咱们安排详细的房间位置。
添加数据透视表项目
A 把地区拖动到行标签
B 把营销量和营销金额拖动到数值区域。
重视:excel2003版和excel2010添加方式区别,是选择字段,直接拖到数据透视表中的相对位置。如下图所示。
拖动完成后,一个数据透视表的雏形已展此刻我们的面前,如下图所示。
在欣喜自已成功创建数据透视表之余,一样会有非常多疑问伴同而来:什么是行标签?怎样修改数据透视表的汇总方式?怎样修改数据透视表的格式...呵呵,别急..一口吃不成胖子,以后兰色会一一帮你揭开谜底。
第3讲:源表的整理
制作成数据透视表之前,你需要瞧瞧你的明细表是不是存在下面的问题:
1 存在空列或无行标题。
影响:明细表倘若有标题为空,将没法制作数据透视表。
整理: 把标题弥补完整。
2 存在相同的标题。
影响:数据透视表会自动添加序号以区分
整理:尽可能不要存在相同的列标题。
3 存在合并单元格
影响:合并单元格除第1个格外,其他均做为空值处理。
整理:取消合并单元格,填充完整。
4 存在违法日期。
影响:生成的数据透视表中,没法按日期格式进行年、月、日格式的筛选和组合。
整理:转换成excel认可的日期格式。办法:选择列 - 分列 - 第3步选日期
5 存在文本型数字
影响:文本型数字将没法在数据透视表中正确求和。
整理:转换成数值型数字。办法:选择列 - 分列 - 完成
综上所述,一个无空标题行、无重复行标题、无合并单元格、无违法日期和数字格式的数据表,才是一个标准的数据透视表的数据源。
第4讲:数据透视表的结构
今天咱们要认识数据透视表的基本结构。
1 字段列表。明细表的所有第1行列标题都会表示在“字段列表”中。相当于数据透视表的原材料基地。
2 字段设置区域。把要表示的字段拖放在相应区域内。相当于数据透视表的加工厂。加工的方式把相应的字段拖入。
3 数据透视表的表示区域。组合成的数据透视表会在这儿表示。
A 报表筛选区域(excel2003版叫作为页字段)。如上图所示,能够按“月”筛选数据透视表要表示的内容。
B 行标签(2003版叫作为行字段)。该区域的字段会上下摆列表示,如上图中“营销地区”和“营销员”字段。
C 列标签(2003版叫作为列字段)。该区域的字段会上下摆列表示。如下图中的“地区”。
D 数值。要统计的数据必定要放在该栏内才会进行求和等统计。如上图中的“销量”。
字段拖放在区别的区域,就会以区别的表示方式表示汇总的结果。况且同一个区域内的次序区别,在数据透视表内汇总的先后层次亦会区别。朋友们能够拖动转换一下各个区域的字段内容,同期观察数据透视表的变化。
在拖放时会遇到非常多新的问题,明天的微X中咱们将介绍字段的设置
第5讲:值的计算方式
上讲学习了数据透视表的基本结构,其中一个重要的构成部分是“数值”区域。咱们需要把需求和的数值拖放到“数值”框内进行求和,如下图所示。可有时结果却表示“计数”。
原由:倘若把含文本格式内容的列拖放到值区域,统计方式默认“计数”,表示为“计数项:字段名”。本例中,一是误把营销员放在了值区域,二是在营销量列可能含有文本型内容。
处理办法:把营销员从值框中拖出去(删除),而后双击“数量”列标题,在弹出的“值字段设置”窗口中,把“计数”修改为“求和”,如下图所示。
结果如下图
从上图亦可以看到,数据透视表值的统计方式,不仅有求和、计数,还能够进行最大值、最小值、标准偏差等计算。
本讲最后介绍一个小技巧,上图中,倘若你想把“求和项:数量”改成“数量”会提示没法更改,处理办法是能够在字段名后添加一个空格。即“数量 ”。
第6讲:数据透视表的布局方式
成数据透视表后,倘若你是excel2003以上版本,你会看到多列的内容会显在一列中,如下图所示。
倘若你想让列掰开,就需要调节数据透视表的报表布局。选择数据透视表 - 在顶部找到“设计”选项卡 - 再打开报表布局下拉菜单,会看到5种区别的布局方式:
1 压缩式布局。如本文起始所示。
2 大纲式视图。特点标题分列表示。汇总表示在每项的上方
3 以表格表示形式。特点:标题分列表示。汇总表示在每项的下方
4 重复所有项目的签。能够填充相同的内容。大众重视下图和上图的区别。
5 不重复所有项目的答。取消重复。是4的逆操作。
第7讲:添加和删除汇总项
默认状况下,在数据透视表中添加行或列都会自动添加汇总项,怎样调节隐匿或表示汇总行/列呢?
1 总计行
总计行分为行总计和列总计,如下图所示。
掌控它隐匿和表示的命令在 数据透视表右键 - 选项 - 如下图所示。(2003版在数据透视表上右键 - 表格选项 - 行和列总计选中)
2 归类汇总行
归类汇总重点指的是行或列标签的归类汇总,如下图所示。
想隐匿汇总,在数据透视表相应的列上右键,取消“分汇汇总..”勾选,倘若要恢复操作相同。
第8讲 数据透视表的美化
新创建的数据透视表,便是一个无任何美化效果的表格。今天学习快速给数据透视表穿上漂亮的外衣。
原始表格。
操作过程:
1 打开 选择数据透视表 - 顶端数据透视表选项 - 设计 - 如下图所示。
2 点设计 - 其他 - 打开更加多数据透视表模块,点击后即套用该模板。
设置后的效果如下图所示。
第9讲:修改引用数据源
倘若明细表中行或列数出现了变化,数据透视表通常是不会自动调节数据源的,而需要手工去调节数据源的数据范围。办法是:
excel2010版选择数据透视表 - 最顶端数据透视表选项 - 更改数据源 - 重新选择范围。
excel2003版在数据透视表的右键菜单中,有“数据透视表向导”,打开数据透视表向导后再点“上一步”就能够重新选择数据源了。
起始兰色说“通常”不会自动更改数据源,难道有“二般”的状况??
还真有,办法便是把明细表设置为“数据表”(2003版叫作为列表),设置过程是:选择明细表区域,excel2010版插进 - 表格。(excel2003右键菜单中“创建列表”)
设置完成后,再次增多新数据或新列,数据透视表就会自动更新数据源了。
第10讲:数据透视表的刷新
当明细表更新数据后,以该明细表制的数据透视表亦需要刷新才能够表示新的汇总数据。
在数据透视表上的左键菜单上,点“刷新”就可完成数据刷新,如下图所示。
倘若excel文件中有非常多数据透视表,能够添加“所有刷新”按钮。办法是
文件 - Excel选项 - 快捷拜访工具栏 - 左侧栏中找到“所有刷新” - 点击“添加”按钮就可添加到“快捷拜访工具栏”如下图所示
点击“所有刷新”命令能够刷新本工作薄所有数据透视表,如下图所示。
第11讲:数据透视表的移动和删除
天学习数据透视表的移动和复制和删除。
一 移动和复制
选择包括数据透视表的区域,把光标放在选择区域边缘后,直接拖动到指定的区域放下就可。倘若在拖动时按ctrl键。移动变为复制数据透视表。
二 删除
选择包含所有数据透视表元素的区域,包含透视表筛选区域和行列及数值标签区域,按del键就可删除。
第12讲:筛选数值项
数据透视表中倘若需要对值进行筛选,咱们却没法在值上面找到筛选按钮,如下图所示。
要筛选值,能够借助行标签的筛选值功能。例如筛选数量大于30的行。
过程:
打开最右一个行标签的按钮,值筛选 - 大于 - 输入30,点确定后就可筛选出咱们需要的结果。
设置筛选要求
筛选后的结果如下图所示。
另:选择“求和项:单价”右边单元格 ,执行 数据 - 筛选命令,就可运用excel的自带筛选功能。如下图所示。
第13讲:固定数字和表格格式
在数据透视表中,好不易设置的数字格式,以及列宽,在刷新后所有恢复了原状,设置的格式所有消失。怎么才可固定格式呢?
处理办法:
在数据透视表上右键 - 数据透视表选项 - 去掉“更新时自动调节列宽”,勾选“更新时保存数字格式”
可能大众发掘,即使进行了上面的设置,更新时 设置的数字格式还是会变。例如下图中,设置了广州的数字是“千位分隔符”样式,但地区换成“苏州”时,还会有的数字非千位分隔符样式。
处理以上问题的办法:把地区放在行标签,而后统一设置数字的格式为千位分隔符样式。而后再筛选所有地区,数字格式均为千位分隔符样式。
第14讲:选择
数据透视表有值、行标签等元素形成,怎么能快速选择它们呢?
1 全选数据透视表
光标放在数据透视表上,最上面数据透视表工具 - 布局 - 选取 - 全部数据透视表。(excel2003版在右键菜单中就有选取的子菜单)
2 选择值或行列标签分部。
在第1步中咱们发掘除了全选外,其他的都是灰色。这是由于当你选择的范围内包含值等元素时,这些才能用,因此要选择这些内容,先全选,而后再选值或行列标签。
3 选择某行、某列。
当你把光标放在数据透视表的某行或某列前面时,你会发掘光标变成为了黑箭头。此时你只需要单击就能够选择所有和本行列相关的行或列了。
兰色说:文案有点长,能看到最后是学习特别有耐心的朋友,为自已点个大拇指吧。
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