我是BuildMost,专注家居建材外贸行业。 今天给大众分享外贸的流程:
01
客户询盘
通常在客户下perchase Order之前,都会有关联的Order Inquiry给业务部,做有些细节上的认识。
02
报价
业务部即时回复客人查找,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice给客户做正式报价。
03
得到订单
经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。
04
下生产订单
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
05
业务审批
业务部收到订单后,首要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各样预计花费都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,分部经理审批,再交管理部人员审核后才可执行。如金额很强的,或有预付款和佣金等条款的,要经机构总经理审批才行。合同审批之后,制成营销订单,交给分部进程员跟进。
06
下达生产通告
业务部在确定交货期后,满足下列状况可下达生产通告,通告工厂按时生产:
-6.1:倘若是L/C付款的客户,一般是在交货期前1个月确认L/C已然收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检测是不是存在错误,交货期能否保证,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
-6.2:倘若是T/T付款的客户,要确认定金已然到账。
-6.3:倘若是放帐客户,或经过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
07
验货
-7.1:在交货期前1星期,要通告机构验货员验货。
-7.2:倘若客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期1星期前,约客户查货并将查货日期通知计划部。
-7.3:倘若客人指定由第三方验货机构或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货机构联系,预约验货时间,保证在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通告工厂。
08
制备基本文件
工厂供给的装箱资料,制作出口合同,出口商场发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
09
商检
倘若是国家法定商检制品,在给工厂下订单时要说明商检需求,并供给出口合同,发票等商检所需资料。况且要告诉工厂将来制品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货1星期之前拿到商检换证凭单/条。
010
租船订仓
-10.1.倘若跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,一般客人会指定运输代理机构或船机构。应尽早与货代联系,通知发货意向,认识将要安排的出口口岸,船期等状况,Q确认工厂的交货能否早于开船期最少1星期以前,以及船期能否达到客人需求的交货期。应在交货期两周之前向货运机构发出书面定仓通告(ING ORDER),一般在开船1星期前可拿到定仓纸。
-10.2.倘若是由于卖方支付运费,应尽早向货运机构或船机构咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选取价格优惠,信誉好,船期合适的船机构,并告诉业务员通告给客人。如客人区别意时要另选客人认可的船机构。开船前两周书面定仓,程序同上。
-10.3.倘若货物不足一个小柜,需走散货时,向货代机构定散货仓位。拿到入仓纸时,还要认识截关时间,入仓报关需求,等内容。
-10.4.向运输机构定仓时,必定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
011
安排拖柜
-11.1.货物做好并验货经过后,委托拖车机构提柜,装柜。拖车机构应选取安全靠谱,价格恰当的机构签定协议长时间合作,以保证安全及准时。要给拖车机构传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船机构,定仓号,拖柜拜托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜位置,报关行,及装船口岸等。倘若有验货机构看装柜,要专门声明,不可晚到。并需求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系tel等
-11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系tel。
-11.3.需求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通告给业务部,列明货柜离厂时间、实质装货数量等,并记装箱号码和封条号码做为提单的资料。需求工厂装柜后必定要记住上封条。
012
拜托报关
在拖柜同期将报关所需资料交给合作报关行,拜托出口报关及做商检通关换单。一般要给报关留出两天时间(船截关前)。拜托报关时,应供给一份装柜资料,内容包含所装货物及数量,口岸,船机构,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车机构,柜型及数量,本机构的联系人和tel等。
013
得到运输文件
-13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运机构或货运代理。补料要根据L/C或客人的需求来做,并给出正确的货物数量,以及有些特殊需求等,包含需求船机构随同提单出的船证明等。
-13.2.督促船机构尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船机构书面确认提单内容。倘若提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再需求船机构出正本。
-13.3.即时支付运杂费,付款后通告船机构即时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
014
准备其他文件
-14.1.商场发票:L/C需求供给的文件中,对商场发票需求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应表示出来,要表示唛头。倘若发票需办理对方大使馆认证,通常要提前20天办理。
-14.2.FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需重视的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需供给报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书一般要到香港的中国商检机构办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
-14.3.通常原产地证:通常原产地证可在中国贸易促进会办理,需求低有些。可在发货之后不太长的时间内补办。倘若原产地证书要办理大使馆加签,亦和发票同样要提前20天办理。
-14.4.装运通告:通常是需求在开船后几天之内,要通告客人发货的细节,包含船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C需求供给发送证明,如传真报告书,发函底单等,重视按客人需求的时间内办理。
-14.5.装箱单:装箱单应清楚地显示货物装箱状况。要表示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要表示唛头和箱号,以便于客人查询。装箱单的重量,体积要与提单相符。
015
交单
-15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐所有单证,并严格审单,保证无错误,才交银行议付。
-15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
-15.3.倘若T/T收汇的,需求收全款才可做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
016
业务登记
每单出口业务在完成后要即时做登记,包含电脑登记及书面登记,便于以后查找,统计等。
017
文件存档
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
018
重视变动
单证员平时应重视收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价供给帮忙。
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