作为一名优秀的外贸业务跟单员该怎样工作平常工作流程是些什么
外贸跟单员指的是在进出口业务中，在外销合同签定后，依据合同和关联单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或所有环节进行跟踪或操作，帮助履行对外贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员的工作内容重点是履行合同的跟进，它以货，证，船，款为中心，包含备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。
外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：
①前程跟单指的是“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；
②中程跟单指的是“跟”到装船 清关为止；
③全程跟单指的是“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。
跟单员按业务性质又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
跟单员对出口货物的跟单工作重点有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
首要是关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。
寄目录，样本或准备样品：样品分为工厂现有的款式，新款或按客户来样做的复样。
无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。尤其是新品可能要反复修改几次。
外贸跟单员必定要保留好最后的确认样品，以避免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。做为外贸跟单员要做到：
1： 有完整的制品资料。
2： 新品的成本，价格要进行核算。
3： 新品的制作要留有实样。
4： 客户的来样要保留好原样。
一．接单：接单即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名叫作，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易要求的书面文件，包含买卖双方为达成交易而交换的信件，传真，E-MAIL.，都足以形成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：Fax, Email或书面合同等方式。跟单员都应重视将它们转成书面订单并要格外注明订单制品的规格、数量，交货期，等。
2．接单的途径：交易会，出访客户，出国参展，邀请客户来访，利用GOOGLE搜索关键词研发的客户，客户拜访利用seo优化后的机构网站，B2B网站上的机构店铺，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单无特定的限制，最平常的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有由卖方草拟销货合同（SALES CONTRACT）和由买方草拟购货合同（PURCHASE CONTRACT）。
（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不加入。亦叫销货确认书（SALES CONFIRMATION）
购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）：这种格式的合同通常适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规，设备设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和拜托订单等。
客户从国外直接发来的订单或拜托订单，咱们收到后要即时回复，不可置之不睬，否则算默认。
（3）形式发票：PROFORMA INVOICE：买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前需求出口方将拟出售成交的商品名叫作，规格，价格等要求开立的一份参考性发票。
这种发票在成交后不可代替正式发票运用，对双方都无最后约束力。
为了区别于正式发票，它必要显著显示“形式发票”字样。形式发票上通常要表示订单的关联信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。
制品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款{价格条款要知道 （FOB, CFR, CIF），付款办法要知道 （LC, TT）}。另外，供给咱们的银行资料以便客户开证或汇款。
4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价，便是买方主动来函请求卖方报价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易要求，并愿意根据这些要求达成交易，订立合同的一种确定的暗示。
在实质业务中，发盘一般是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价，便是对对方给出的价格进行还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易要求，并愿意按这些要求达成交易，订立合同的一种确定的暗示。
二．审单：即审核合同
（1）审单内容： 确认制品名叫作，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装需求，交货期，交货方式。
对客户需求的区别材质、区别工艺，乃至加工设备亦不同样的制品订单。首要，要看咱们日前的水平能否达到客户的需求，这是关键。
（2）开生产单、流程卡:每张单开时，必定要把客户需求在生产单上写清楚。交生产分部或生产工厂生产之前，应向仓库认识生产原材料是不是足够本单的生产。
（3）生产过程中，如有意外状况不可满足客户的要求时，必定要即时将状况反映到机构最高层或工厂的厂长，找到处理的办法。
（4）小样:打小样的目地是看本机构的做货能否达到和满足客户的需求，一样亦是大货和产的依据。
通常状况是按正常的手续，小样所有是由于客户自己确认后再下单做大货。
（5）修改定单:通常状况是需求客户重新下单，外贸跟单员重新开单交生产部生产。
当客户提出取消定单时，外贸跟单员必定要收回旧的生产单、流程卡 等。
（6）质量：亦叫作品质，是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是重点交易要求，亦是外贸跟单员进行审单的首要要求。
凡是凭规格，等级，标准等文字说明达成的合同，交货的品质必要与合同规定的规格，等级，标准等文字说明相符；
倘若是凭样品达成的合同，则必要与样品一致，倘若既有样品又有文字说明，则两者均需相符。
（7）数量： 应审查货物的数量是不是能够即时备妥。
如合同有“溢短装条款”则卖方在履行合同期，在数量上就能够比较灵活。
如合同数量前加“约”，国际上对约字的含义解释按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应准许有不超过10%的增减幅度。
（8）单价，总额的审查：客户下单有的会将单价标出，咱们要对照咱们的报价表审查是不是对？总额有无加错？ 新客户下单，要核对与咱们给他的报价是不是相符。
（9）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，亦叫作价格术语，常用的有：
FOB船上交货价（指装运港船上交货的价格术语），
CFR （COST AND FREIGHT.）成本加运费价格术语。
CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格术语。
常用的FOB CFR CIF几种价格术语。
（10）付款方式审查： 付款方式是不是能接受LC ,T/T 付定金。 支付的货币能否接受？
（11）包装需求的审查：货物的包装必要符合出口合同的规定，货物的包装如同品质同样，亦是外贸合同的重点条款。
有的国家法律把合同中的包装条款视为对货物说明的构成部分。卖方必要根据合同规定的包装方式交付货物。
与客户达成合同前，能够把工厂制品本身自有的包装展示给客户看能否接受？如是客户提出的包装需求，（彩印，尺寸）咱们能否做？
客户提出的包装材料咱们是不是齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普盒，白盒，彩盒，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。
外包装最重点是运输标志的样式即唛头印刷，倘若合同有规定或客户另有指定的唛头，则必要根据合同规定或客户需求刷制办理；
倘若合同未规定，客户对此又无需求，则由出口方自动选定运输标志。通常包含收（发）货人缩写，目的港，件号等内容。
如进口国相关当局规定包装运输标志必要运用特定的文字（如海湾国家需求用阿拉伯文），通常应予照办。等等。
（12）交货期的审查：交货时间是国际贸易货物买卖的重点交易条款，倘若违反，买方不仅有权拒收货物并提出索赔，乃至还能够宣布合同无效。
因此，货物备妥的时间必要适应出口合同与信用证规定的交货时间和装运期限。并结合运输要求，按照船期进行妥善安排，通常还应留有余地。
因此，外贸跟单员应审查交货期是不是恰当，机构是不是能即时筹备货物，并按时装船送达。
交货期通常应规定一个期限，而不是某个详细日期。期限有长有短。能够是2周，3 周，或一月，二个月，一个季度或更长。
（13）交货方式的审查： 运输重点有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式 如 FOB价格成交等。
如咱们付运费的CIF 或CFR等，尽可能用海运。如报的价是海运价，而客户需求空运，咱们可需求客户承担多出部分的花费。
（14）检验货物的质量，做好质量监督工作：质量监控是备货过程中一项非常重要的工作。
制品的质量关系到合同能否最后顺利履行，关系到出口商的声誉，出口企业和外贸跟单员必要高度注重。
虽然掌控制品质量是生产方的事，然则为了保准按时按质按量对外交货，外贸跟单员只要有要求就应该积极参与全程质量监控。
一旦出现问题，外贸跟单员应该立即提请相关生产分部即时采取办法。
（15）大货生产出来后，还要安排出货：货物出运时，企业通常需求办理出仓手续。
非常多外贸进出口机构运用“货物出仓申请单”做为货物出仓的交接手续，是货物出仓办理的重点手段。
三．催审单证：大都数的出口贸易的支付方式选取L/C。对安全收汇有保证，由于是银行信用。只要所提交的单证与信用证条款一致，银行保准付款。
外贸业务员和外贸跟单员有句俗话：“不见兔子不撒鹰” 。 这儿的“兔子”不指的是合同而指的是“能够接受的信用证”。
有时即使接到信用证，然则信用证内容不可为我方完全接受，亦是万万不可发货的。便是仅有见到合格的“信用证才可发货”
因此，外贸跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的工作非常非常注重和小心，外贸跟单员要认真对待，以保准合同的顺利执行。
1.催证：指的是在采用信用证支付方式之下，当进口商未按合同规定的时间开来信用证，或出口商按照货源和运输状况可提前装运时，经过tel，E-MAIL.传真等方式催促进口商快速开出信用证的行径叫做催证。
2.审证：是当进口商开来信用证时，出口商必要对开证银行及信用证内容进行认真审查核对。
审证是银行和外贸机构的一起职责，但在范围和内容上有所区别。银行从政策面上审，如开证的国家有没有贸易往来，开证行的资信等等。
银行在收到开证行的电开信用证后，应当核对密押；
接到信开信用证时，则应首要核对印鉴（签字），
倘若发掘印鉴，密押不符时，要即时对外查找核实。同期通告相关机构和企业。
凡是来证必要知道显示“不可撤销的”信用证。并不得附加限制和保存条款。
如在信用证中规定“需开证行通告生效”，“在付款人拒付的状况下承担付款义务” 乃至“银行只负责转交单据的责任，不承担付款的义务”等等。对这种限制或保存条款都不可接受。
在远期信用证项下，规定汇票付款人是进口商时，通常亦不可接受，
倘若合同规定信用证是保兑的，应审查信用证有没有“保兑”字样，保兑行名叫作及保兑条款。并审查保兑行的资信。
倘若合同规定是可转让的信用证。应该审查信用证有没有“可转让”字样和可转让条款。
倘若合同规定货物需经某地转运，信用证中应该显示“准许转运”
外贸机构跟单员还要审查开证人和受益人是不是正确，除合同另有规定外，开证申请人通常应为进口商，对开证申请人的名叫作和位置应进行认真核对，防止错发错运。
对受益人的名叫作位置亦要认真审查，倘若出现错误包含文字上的个别错误都应给予证实并改正。以避免将来制单，议付时代理麻烦影响正常收汇。
L/C的货物和币种，金额必要与合同一致，金额的体积写要一致。
凡合同中订有“溢短装”条款的，信用证金额应包含“溢装”部分的金额在内；
凡以CIF&C价格条款成交的，其佣金系以后汇付的，信用证金额应该包含佣金数额。
对来证中需求所供给的单据种类，填写内容及文字的需求等，要认真审核。
如：需求发票，产地证必要由国外第三者签证以及在提单的目的港后面加指定码头等等不恰当需求，都应该谨慎思虑。并需求对方修改信用证。
对保险单内容的需求，应该与合同一致，倘若需求与合同不符，应让对方修改信用证或按照保险机构的相关规定适当处理。
增多保险金额或险别时，必定要在信用证中知道“额外花费由开证人包袱”
装运期必要与合同规定的时间一致。倘若来证太晚或出现意外不可按时装运，应即时电请进口商展延装运期限。
如发掘来证仅规定有效期而未规定装运期时，信用证的有效期可视为装运期。
倘若信用证的有效期和装运期是同一时间，即所说“双到期信用证”，可按照能否提前装运而决定是不是让对方改证。
当国外来证仅规定装运期，无规定有效期，必要立即电请对方改证知道有效期，由于信用证的有效期是不可撤销信用证所不可缺少的内容。
来证的到期地点，通常规定在受益人所在国境内，倘若规定在国外到期，则欠好把握寄单时间，容易导致纠纷，因此，遇到信用证在国外到期时，应该即时要对方改证为在中国到期。
3.改证：倘若发掘与合同规定有重大不符，出口商不可接受，应该根据合同的规定，让进口商经过原开证银行修改信用证。
审证后发掘问题是常事。包装上，总金额，效期，包含拼写错误。需求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，咱们要一一指出，一次性修改。
凡是由于对方原由，因修改信用证而影响装运期的，信用证的有效期和装期都要展延。
对国外的修改信用证通告书亦要认真审查，倘若修改的内容有咱们不可接受的条款，要即时将通告书退回通告行，否则按惯例解释，即为接受。
在未收到对方信用证修改通告书时，通常状况下不要对外发货。
四.租船订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，咱们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的周期。按CFR 和CIF成交的，咱们负责租船订仓和装船的手续。
（1）跟单员在出货前4-5天就要联系出货装柜事。这其中要做的工作有货柜选取，制作装箱单，跟踪装柜等。
（2） 货柜选取：按照货物的区别而选取区别的货柜。常用的有：
20英尺货柜，容积 29 – 30立方，可装17.5吨重货；
40英尺货柜，容积 58 – 61 立方，可装重货22.5吨；
40H英尺高柜，容积 68 –71立方，可装重货27.5吨；
（3）制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装状况。应包含出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
（4）跟踪装柜：出货前一天通告相关人员并确定出货数量的准确性。帮助生产分部安排好人员装柜。
货柜到厂后，跟单员要监装，指点货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的制品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
五：制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节亦是最关键一环。
（1）制单：货物装船后，跟单员要即时按L/C，合同或其它单据的内容制作各样单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据重点有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
（2）结汇:如按L/C的规定制作单据，并即时送交银行，咱们就可即时收到货款。
单据需求：正确，完整，即时，简明，整洁，单单相符，单证一致。
6、外贸跟单员职责
1、跟踪每笔订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回复收回的款项。
2、同新、旧客户保持联系增多沟通，认识客户所需。
3、把握、认识市场信息，研发新的客源。
4、做好售后服务。
7、外贸跟单员的售后服务
1.客户投诉或是退货时：对客户的投诉，咱们要认识问题显现的原由，并要采取办法，找到对策，避免下次显现。
2.客户需求退货，首要是尽可能的使客户接受咱们提出的处理方法。若能返修，则对制品进行返修好后再出货。
3.倘若很严重的就重新生产，补单生产再送货。
4.尽可能采用相互让步的折中办法。有时只能按客户的需求来处理。最重要的是怎样想法让机构同客户达到双赢。
8、 外贸跟单员在工作中应该是一个沟通能手：
1.同本厂内的各分部沟通：面对生产分部外贸跟单员便是客户，所做的一切在对老板负责的同期亦要对客户负责。
多同生产分部沟通，让她们能更知道的认识到在生产订单时客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的需求。
2.同客户的沟通：先要认识客户的心理，她们是期盼你在最快的时间里，给他最好的货，价钱亦期盼是最低的。倘若你能体会到这点的话，同客户的沟通亦就不难了。
3.咱们若能将手上的每张订单都当作是自己的事，至始至终的做好，对客户就不难交差。
只要咱们能真诚地对待客户，客户亦会在有些问题上理解你，不会令你难做的。
咱们尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，老板亦就有钱赚，外贸跟单员自己亦能有升职加薪的机会。
发表于 2024-8-16 15:21:24
