100种·职业探索-文员

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说明：职业探索系列内容，按照过往经验、咨询客户访谈、网络资料搜集总结所出，不必定全面，仅供参考。

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【职业探索系列】第七个职业--文员

1、职业定位

定义：文员是机构的基层职员，通常从事文件处理工作，亦有许多的机构从薪金上划分职员的级别，有些机构对文员的需求很高，亦赋予有些权力。亦有可能是踏入管理阶层的第1步。

诠释：所说的文员亦便是文职人员，即主管经理之助理之类的。

在区别的机构，文员一职所做的工作都有所区别，一般状况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听tel及处理办公室平常事务之类的工作，总之都比较繁琐的事。另一，有些机构的文员还要帮助会计做有些记帐工作。

归类：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、营销文员等

人事文员：人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤管理。文案文员：起草文件合同等文件。档案文员：管理机构文件、合同等关联的资料。行政文员：办公室平常事务。营销文员：帮助营销合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作......

2、岗位职责（来自招聘网站）

人事文员：

1、有较强的沟通能力， 耐心，守护在职人员，同期弥补空缺岗位需求的人员2、在网站上筛选求职者简历，守护招聘途径并邀约求职人员面试3、有较强的责任心，对入职工作人员陌生期进行跟进。

行政文员：

1、负责来访人员接待，tel总机的接听转接工作2、快递收发，对账单核算与付款申请流程3、前台办公区域环境的平常维会议室管理4、办公行政物品的申购发放登记工作5、早会表、值班表、保安值班表的制作6、宿舍入住安排水电费核算及居住系统的申报7、食堂的对接与对账8、工衣，鞋柜申请分发管理9、厂房租赁水电统计报表，固定资产管理十、上级领导交待的其它工作

跟单文员：

1、负责接收客户，审核单据，按照协议、合同、订单、信用证的规定，以及关联业务的详细需求，收集、录入各类数据，制作及准备合同以及执行中所需的收发货等各样文件；2、负责税票催收、货款收付、缴税，完成与工厂的核对工作；3、负责收集、归类、审核并归各类文件，4、即时与业务员或业务助理沟通及反馈信息，并帮助其开展合作方辅导工作；5、具有专业理论知识和较强的计算机操作技能。

营销文员：

1、负责机构营销合同及其他的文件资料的管理、归类、整理、建档保管工作。2、负责营销订单录入、排期、安排出货，货物跟踪等3、负责与各分部互相协调，跟进订单进度，完成客户订单交期出货。4、客户的询价报价，按需求做报价单，订单、合同。5、跟进客诉的处理进度，即时沟通。

3、工作内容浅谈（经验、客户访谈、网络资料搜集）

1、文员的素养

①专业帮助好上司

②洞察更深需求，做出反馈

③加强，胜任更加多内容

2、工作内容差异

文员的工作内容要看是什么文员，办公室文员表格做得比较多；营销文员对接营销/市场，做数据打tel的比较多；前台文员接待客人，收寄快件，接听tel的较多...所以文员有分门别类。

文员的核心便是后勤保证工作，尤其是小机构，一个文员能顶半边天。

知乎一个网友这般描述她的办公室文员的工作：“打印报销得找我，机构考勤我要管，办公耗材、老总车票行程亦得是我定，总之这种服务性质的后勤保证工作，都堆在我这。总的来讲，我觉得这个就无标准工作流程，和后勤保证关联的活，就都得干，况且必定要主动干，别等领导说，这便是关键。这都是办公室文员本来干的，有些小机构实在是一人多岗，要么还得兼个人事，要么兼个出纳。”

3、举例：生产文员能够学到什么？

知乎网友魑hhh：之前在一个制造机构上了三年班，最起始进机构做的便是生产车间办公室文员，亦算是统计，厂长招人的时候就说工作任务便是统计每天每一个生产分部的产量，每条线的产量。还有便是哪种制品还差多少，整理办公室资料，录有些数据等。针对我这个从来没接触过制造业的人来讲，挺新奇的，进车间去看流水线，一个程序一个程序的，一个制品从最起始的原材料始终到最后一个成品出来，而后亦认识了有些原材料的用处。

4、真实转型案例

小启：人事文员3年，转招聘专员刘陶：营销文员3年，转营销运营2年，转HRBP美雅：外企前台文员4年，转行政专员2年，升行政主管小崔：外贸办公室文员2年，转采购助理1年，晋升采购专员高欣：营销文员2年，转市场专员

4、任职需求（来自招聘网站）

1）沟通表达能力：内外不协调，必须良好的沟通协调能力、语言表达能力，能够处理平常沟通、邮件、tel、接待等工作。

2）办公软件操作：熟悉把握各类办公软件，办公设备操作，文件文档管理等，能满足平常文件处理、表格绘制、图文排版、合同制作等。

3）文字表达能力：把握基本的文字组织和表达能力，把握基本的公文写作技巧，例如通告、邀请函、发言稿等。

4）耐心细致：具备高度的耐心和细心，对细节需求高，有必定的收纳整理能力。

5）具备必定的英语水平，能够独立查阅和处理英文资料。（外企）

6）部分岗位必须有财务、人事方面关联经验。

5、入门门槛

一般需求大专或本科学历。同期还要有良好的语言表达能力，熟悉把握办公软件，具备组织能力、沟通能力以及细节把控能力。

专业选取：与之关联的文职类专业

例如：文秘、办公自动化、公共关系、档案管理、文书学、汉语言、人力资源、信息管理、行政管理等文职类专业。

其中，行政管理是最平常的文职类专业，重点负责公司内部的平常管理和运营，包含文件处理、会议组织、档案管理等。

职场人转型：门槛不高，基本属于立等可转的。

6、薪资福利

3000-12000不等

通常一线城市薪资稍微高有些，北上广深等地文员月薪在4K-10K之间，小城市月薪大概在2K-5K之间。

文员亦有初级高级之分，懂英语和不懂英语的薪酬差距亦挺大。以上仅为通常参考，区别行业、区别地区、区别机构的薪资水平都会有所区别。

7、发展路径

第1类：专业行政方向

行政文员/专员-行政主管-行政经理-行政总监

第二类：关联方向

·行政人事文员-人事专员-人力资源经理-人力资源总监

·行政人事文员-人事专员-招聘/培训/薪酬/绩效经理

·营销文员-营销/市场助理-营销/市场-营销/市场经理

·财务文员-出纳/会计-财务经理

行政人员朝人力资源方向的多有些，由于非常多企业行政和人力资源是同在一个分部的，学习人力资源的各项技能亦比较方便。

营销文员通常是营销助理的角色，帮助业务线处理关联工作，感兴趣能够往业务线发展。业务线发展又有两条路径，营销能手和管理岗，详细看个人意愿。

收入高低，按照个人经验和能力、企业规模和详细职位而定。

7、职业规划意见

该岗位适合霍兰德职业兴趣代码为C的人群。

其特点为：尊重权威和规章制度，爱好按计划办事，细心、有条理，习惯接受他人的指挥和领导，自己不谋求领导职务。爱好关注实质和细节状况，一般较为小心和保守，缺乏创造性，不爱好冒险和竞争，富有自我牺牲精神。

文员岗位工作通常创造性的工作内容偏少，多为对内沟通岗位，选取的时候要重视。

文员类岗位虽然很基本，但做个有心人，好好规划自己的职业生涯，亦是能够从基本岗位转到理想岗位的。

1、打破认知局限

通常咱们认为文员，门槛低，做平常重复性工作，打杂，地位不高，都是辅助性岗位，薪资亦不高，压力还不小。

其实文员是一个门槛低但要做好门槛极高的工作。以上是文员情况的一部分，远不是所有。核心是你在什么行业，为何做文员？你是怎样认知文员这个岗位的？

无人一生会做文员，非常多时候当做过渡的敲门砖，例如阿里前台成长为合伙人。

2、知道职业规划

都说不要做文员，由于文员无大发展，文员是一个谁都能指使你，谁都能批评你，什么事都得干，干的多了还得不到功劳的岗位。

我的意见是，做不做，要看你是怎么理解这个职位和你自己的职业发展目的的。

文员是一个统叫作，实质上非常多机构实质的岗位职责是不同样的。

刚毕业踏入社会完全无工作经验，或全职妈妈转型困难，况且日前自己能力和文员比较匹配，能够思虑做一段时间。

由于文员接触的人多事多，针对企业的管理架构，运营方式，人事关系多少能认识一点，因此你要判断这是个能够学东西有发展空间的岗位还是只是能够供你找份容易工作混点工资花的。

倘若想长时间做文员，愿意躺平，不怕被淘汰，就做好以后不懊悔不抱怨的心理准备。

按照个人能力、兴趣和规划，提前思虑和准备自己的职业发展路径，是往行政管理、人力资源，还是营销市场方向走，提前规划。

任何一件事情都会是有道理的，关键看咱们自己。

3、选的时候看前缀

求职的时候除了关注薪资福利，还要关注这个岗位的后续发展，毕竟很少有人愿意一生做文员。

详细该怎样选？一个窍门：看前缀。

例如：人事文员、采购文员、财务文员、业务跟单文员、办公室文员，虽然都是文员，然则工作内容和接触的行业各不相同。

能够理解为前缀的助理，如人事助理、采购助理、财务助理、跟单助理等，接触的业务范围，能学到的业务范围，亦大都是前缀行业内，这就为以后晋升发展奠定了必定的基本。

4、持续学习提高

大部分管理层都是从基层升上去的，非常多经理什么的都是从文员做起，任何一个职位都有发展的可能，最重要的是你怎么去学，怎么去做。

既然当下做，就把当下做好，尽可能地加强专业水平和素质。

通常行政人事类的文员相对比较容易升职。倘若在本机构升不了，那样学会了该学的东西就跳槽，能够循序渐进跳。

只要相信自己，奋斗去学，奋斗去做，必定会行的。

另一，不要只顾着自己的一亩三分地，多认识各业务分部工作内容和专业知识。

写在最后：

无论身处哪个行业，在换工作之前，记得整理上份工作所得的经验，盘点下自己学到了什么，懂得了什么，将来的发展是什么，看清自己的优劣势，为下份工作做铺垫和参考。

做文员只是起始，不是结束，做，就自信的做下去，做精做好。

早些知道自己的目的和方向，平时多花时间去学习提高自己，培养自己的兴趣兴趣，找到自己的优良，等机会成熟了咱就潇洒的跳槽。

机会很重要，有个好的发展平台亦很重要，但更重要的是自己有能力，愿意学习新事物。长路漫漫，将来可期，一块加油！

参考资料

[1]文员,百度百科

[2]魑hhh，知乎

[3]以上照片来自于网络