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最平常的服装外贸跟单流程
样板单处理-成本核算及报价-接单-算料-面辅料采购-库存与仓管-安排生产-出货方式和船期-出装箱单-报商检出口-追收货款。
1、 首要是从板单跟起
1.翻译：接到外国客人板单先对进行文字处理，翻译成中文。
2.检测：进行逐项检测板单，看清楚客人需求。
A.首要是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是不是有尤其需求，例如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理；而后注明需求下单给布厂订板布（或供给面料小样给布厂分析组织成份要对方报价供给板布）
B.看必须何种辅料，包含底面缝纫线、拉链（是不是特指，如YKK）、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是不是有仓存物料可用，如无速下单订购。
3.制作工艺单：要注明面辅料需求，洗水方式，用线需求，缝制需求，印、绣花及其它处理，交板日期等。
4.交接板房：完整的样板工艺生产通告单+齐全的面辅料交给样板房起头板。
5.样衣制作与洗水、后整：板房做好样衣后交给杆单元安排洗水，查看样衣符合各项需求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水需求。洗水回来由跟单员检测核对符合需求后交给板房做后整。
6.样衣寄送：板房整理好样衣检测辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。跟单员要核对无误寄给客人。
2、成本核算及报价
1.填写核价单：跟单员寄出样板同期要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时必定要认真，清晰、力求准确（核价单资料后附）包含面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各样物料价格和用量；加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。
2.核实生产难度：核实板单上客户需求的纱支、克重、幅宽或相关面料生产的生产难易度，重点是与布厂同事沟通，落实确定后知道面料价格资料，方便用料的价格核算。
3.算产量与加工费：跟单员供给板单及样衣给生产部对照，进行生产量及加工费的计算和报价。
4.汇总核算成本
样板单到此才算跟完。
3、接单
通常来讲，报完价后，如客户觉得价格接近或是能够接受，会给出目的价, 大货大约的数量，需求先安排定织胚布，打LID色板和安排再起确认样板。
起确认样板时关键在于保准交期及质量，因此呢跟单员经手的资料务必要准确，与客户需求一致，才可保准样品即时得到确认，避免重复返工。
大货生产常做的几种样板（sample）
1.头板（proto-sample）,通常来讲头板重点是看做工和FITTING的,能够用代替面料,但当有配色时,必定要搭协同适才行，尺寸做工完全根据客供指示及需求。
2.推销板或大板（Salesman sample）做为大板,颜色要对，辅料要齐，印绣花亦要根据需求的去做，尤其是表率大货面料，必定要好。
由于通常来讲,大板是客人用于展销会的展办，目的为了将之前所做出的新款式，经过展销办得到定单。倘若做得欠好,能够说前功尽弃,一切都是白费。
3.生产板（PP-sample）,为了保准大货的准确性，在裁剪前，做给客户看的样板，表率大货质量，亦是客户对大货的检验。
4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），通常来讲是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增多营销量的样办,重点看款式，外观效果要好,必定要起到门面功效。
5.齐色齐码板（Size set sample）,此项需求只是针对特定客的订单，大货下来后，该客户会需求先安排做跳码板（能够代用布和物料），待跳码板确认后，再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。
6.洗水样板，这个通常由跟单员自己批核，洗水需求要跟客人需求。并要保准成衣水洗尺寸，必要提前做好面料缩水率测试。倘若洗水差异跟客人样板出入很强返洗又实在没法达到客人需求的就挑出落色办给客人批核确认。并跟客人解释沟通以得到客人认可。
7.船头板（Shipping sample），大都数客户船头办需求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选，船头板原则该并入大货收费,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票，跟单员应负责跟进回收货款。
4、定单的执行
在和客户正式签定定单合同，并确认客户已执行合同后，要下达生产通告单，生产通告必要尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实关联分部在恰当的时间内接收到了正确的指令，并已起始执行。
向生产部要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保准其顺畅。
如有客户资料未到时，要即时与关联分部和客户进行沟通和调解，做出最恰当的生产计划。
5、确认
在合同签定后，针对跟单员来讲，确认工作是最重要的。在安排确认时，要把握以下几条原则：
1.首要确认生产计划，要清点好主、辅料是不是齐备，核对好来料颜色是不是一致，保准生产按期顺利起始。
2.监督和督促生产计划，确认所有保准生产顺利进行的相关指示，书面或实物已交待到相关分部的责任人，并已得到认真执行。
3.核对所有来料，与客户确认意见一致。
4.要重视客户的变更，如面料颜色、合同数量，如显现变更，要在第1时间内通告生产分部，减少不必要的损失。
6、定单的跟踪
在定单的执行过程中，要准时填报生产进度跟进表，即时给客户报告生产进度，并要即时汇总资料，整理订单，避免显现疏漏的地区，并即时与客户和生产分部沟通，对显现的意外状况要即时处理，如上报、与客户协商拖期、协调相关分部采取解救办法等。
7、出货
跟单员应提前6~7天供给商检资料给船务，并与客户协商最后入仓期，跟进装箱单，入仓纸，出口证等出货资料，即时安排出货，如针对箱唛、条形码、包装袋有区别需求，应当导致重视，并以书面形式下达给包装部：
1.制按时间表：出货时间、数量、入货时间，即时通告关联分部（按照入货通告时间即时安排发货，如不可保准交货，即时同船运机构或客户协商处理）
2.订舱、报关
3.办理内部发货手续
4.船样及关联事宜，船样通常在大货出货前6~10天给客户寄出。
出货程序可概括为：
(1)筹备货物：按订单及信用证的需求，按时，按质，按量地备好货物。
(2)催审单证：大都数的支付方式是L/C。对安全收汇有保证，因它是银行信用。
(3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，咱们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的周期。
A.货柜选取：
按照货物的区别而选取区别的货柜。
常用的有：
20’柜：29 – 30立方/17.5吨；
40’柜：58 – 61 立方/22.5吨；
40’H ：68 –71立方/27.5吨。
B.制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装状况。应包含出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C.跟踪装柜：出货前一天通告相关人员并确定出货数量的准确性。帮助生产分部安排好人员装柜。
货柜到厂后，跟单员要监装， 指点货物的摆放。
如一个柜内有几种货，每一规格的制品要留一两箱放于货柜尾部用于海关查货。
(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要即时按L/C、合同或其它单据的内容制作各样单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据重点有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并即时送交了银行，咱们就可即时收到货款了。
单据需求：正确，完整，即时，简明，整洁。
8、发票的开具及货款回收
跟单员负责出货后跟进发票的开具，由跟单员负责供给出货装箱单及定单合同交给财务部统一开具发票。
跟单员负责即时督促客户办理，加快机构的资金周转。
另针对信用证结算的客户，由跟单员督促客户即时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；电汇方式结算的，要在发货后，即时督促客户付款，避免坏帐损失的出现。
9、跟单员报帐
针对花费方面的报帐：差旅费，出差归来后，要即时报帐，详细按机构文件执行；其他花费的报帐，力求在花费出现的当月进行报帐，避免花费跨月报帐，影响机构及分部的利润核算。
生产过程跟单
除了样板单、接单与出货，生产过程跟单亦是外贸企业业务流程的重中之重。
非常多外贸机构并无自己的工厂，采用的是外发加工或合作工厂的形式，针对实质生产能力和生产进度很难很好的掌控，而由此导致的交期延误却要由外贸机构来承担，包的那不是空运，都是眼泪呀！
生产过程跟单的流程：
1.下达生产通告书
跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通告单。通告单要知道客户所订制品的名叫作，规格型号，数量，包装需求，交货期等。
2.分析生产能力
生产通告单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期、按质交货。如不可应采取什么办法？要不要外包？
3.制定生产计划 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要帮助生产人员将订单即时转化为生产通告单。
4.跟踪生产进度
实质进度与计划进度出现差异，一般有下列原由：
a. 原计划错误 ；
b.设备设备有故障 ；
c.材料没跟上；
d.不良率和报废率过高；
e.临时工作或特急订单的影响；
f.前制程延误的累积；
g.员工工作心情低落，缺勤或流动率高。
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发表于 2024-8-16 12:11:40