 毕业季后就会又一批外贸新人们进入职场了，在学校学的技能有多少是能用得上的呢？公司不是学校，还会不会有人手把手教你呢？没论是专业知识还是职场经验，都是十足的菜鸟。 那样，今天针对外贸跟单员，整理了有些工作流程，期盼对新人们有所帮忙。1.外贸跟单员工作流程1、客户询盘：四个环节，询盘，发盘，还盘，接受。一般在客户下perchaseorder之前，都会有关联的Order Inquiry给业务员，做有些细节上的认识。2、报价：其实便是发盘，业务员即时回复客人查找，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice （形式发票，合同签定前给客人的）给客户做正式报价。3、得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order，合同正式生效。4、下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5、业务审批：业务部收到订单后，首要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各样预计花费都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，分部经理审批，再交管理部人员审核后才可执行。如金额很强的，或有预付款和佣金等条款的，要经机构总经理审批才行。合同审批之后，制成营销订单，交给分部进程员跟进。 6、下达生产通告：业务部在确定交货期后，满足下列状况可下达生产通告, 通告工厂按时生产：
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倘若是L/C付款的客户，一般是在交货期前1个月确认L/C已然收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检测是不是存在错误，交货期能否保证，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 
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倘若是T/T付款的客户，要确认定金已然到账。
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倘若是放帐客户，或经过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7、验货：
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在交货期前1星期，要通告机构验货员验货。
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倘若客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期1星期前，约客户查货并将查货日期通知计划部。
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倘若客人指定由第三方验货机构或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货机构联系，预约验货时间，保证在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通告工厂。 8．制备基本文件：工厂供给的装箱资料，制作出口合同，出口商场发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。非常多无出口权的工厂会和外贸机构合作，因此在工厂上班的外贸跟单员只要把握以上的单证基本够用了。9．商检：倘若是国家法定商检制品，在给工厂下订单时要说明商检需求，并供给出口合同，发票等商检所需资料。况且要告诉工厂将来制品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货1星期之前拿到商检换证凭单/条。 十、租船订仓：
1 倘若跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，一般客人会指定运输代理机构或船机构。应尽早与货代联系，通知发货意向，认识将要安排的出口口岸，船期等状况，确认工厂的交货能否早于开船期最少1星期以前，以及船期能否达到客人需求的交货期。应在交货期两周之前向货运机构发出书面定仓通告（SHIPPING ORDER），一般在开船1星期前可拿到定仓纸。
2 倘若是由于卖方支付运费，应尽早向货运机构或船机构咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选取价格优惠，信誉好，船期合适的船机构，并告诉业务员通告给客人。如客人区别意时要另选客人认可的船机构。开船前两周书面定仓，程序同上。
3 倘若货物不足一个小柜，需走散货时，向货代机构定散货仓位。拿到入仓纸时，还要认识截关时间，入仓报关需求等内容。
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向运输机构定仓时，必定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11、安排拖柜：
1 货物做好并验货经过后，委托拖车机构提柜，装柜。拖车机构应选取安全靠谱，价格恰当的机构签定协议长时间合作，以保证安全及准时。要给拖车机构传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船机构，定仓号，拖柜拜托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜位置，报关行，及装船口岸等。倘若有验货机构看装柜，要专门声明，不可晚到。并需求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系tel等。
2 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系tel。
3 需求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通告给业务部，列明货柜离厂时间、实质装货数量等，并记装箱号码和封条号码做为提单的资料。需求工厂装柜后必定要记住上封条。12、拜托报关：在拖柜同期将报关所需资料交给合作报关行，拜托出口报关及做商检通关换单。一般要给报关留出两天时间（船截关前）。拜托报关时，应供给一份装柜资料，内容包含所装货物及数量，口岸，船机构，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车机构，柜型及数量，本机构的联系人和tel等。 13、得到运输文件：
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最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运机构或货运代理。补料要按找L/C或客人的需求来做，并给出正确的货物数量，以及有些特殊需求等，包含需求船机构随同提单出的船证明等。
2 督促船机构尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本没误后，向船机构书面确认提单内容。倘若提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再需求船机构出正本。
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即时支付运杂费，付款后通告船机构即时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14、准备其他文件
1 商场发票：L/C 需求供给的文件中，对商场发票需求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确没误。L/C上对发票的条款应表示出来，要表示唛头。倘若发票需办理对方大使馆认证，通常要提前20天办理。
2 FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需重视的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需供给报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书一般要到香港的中国商检机构办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
3 通常原产地证：通常原产地证可在中国贸易促进会办理，需求低有些。可在发货之后不太长的时间内补办。倘若原产地证书要办理大使馆加签，亦和发票同样要提前20天办理。
4 装运通告：通常是需求在开船后几天之内，要通告客人发货的细节，包含船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C需求供给发送证明，如传真报告书，发函底单等，重视按客人需求的时间内办理。
5 装箱单：装箱单应清楚地显示货物装箱状况。要表示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要表示唛头和箱号，以便于客人查询。装箱单的重量，体积要于提单相符。15、交单：
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采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐所有单证，并严格审单，保证无错误，才交银行议付。
2 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
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倘若T/T收汇的，需求收全款才可做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。  16、业务登记：每单出口业务在完成后要即时做登记，包含电脑登记及书面登记，便于以后查找，统计等。17、文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必要留存一整套以备查用。另一单证员平时应重视收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价供给帮忙。
END
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发表于 2024-7-7 21:31:09
楼主