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正确共享Excel文件与专业创建Excel文件一样重要。这便是为何我总是在分享文件之前检测文件的格式，纠正任何错误，备份文件并应用秘码守护。这是我在将文件发送给同事或客户之前所做的一切的名单。
删除不必要的数据以清理电子表格
在分享Excel电子表格之前，我做的第1件事便是整理它，让收件人更易浏览。我删除了不必要的数据并检测了格式，以保证我在全部电子表格中运用了一致的字体、体积和样式。倘若工作簿有多个工作表，我会保证格式始终一致。
我还检测了我是不是运用了一致的数字、文本和日期格式，以及工作簿中单元格内的数据是不是一致对齐。我删除了空的列和行，删除了所有注释，并删除了准备工作表时运用的不必要的计算。另外，我删除了重复的条目，并正确地标记了列和行。
为了避免意外，我在另一台电脑和智能手机上打开电子表格，瞧瞧它在收件人端的表示方式。这有助于我提前发掘格式问题。
检测电子表格中的错误和问题
一旦我的Excel电子表格看起来更干净，我就会检测并修复错误。我保证公式设置正确，查询不正确的单元格引用，并运用Excel内置的错误检测工具来发掘关键的计算问题。我运用跟踪引用单元格和依赖工具来查询不正确的链接和缺失的引用。
我还验证了任何嵌入式链接是不是指向预期的目的地。运用要求格式时，我保证规则按预期工作。我对数据进行排序和过滤，以确认一切正常。我不会忽略看似简单的过程，例如运行拼写检测，以发掘任何拼写错误。
这些过程有助于我及早发掘潜在问题，防止收件人混淆或误解数据。
运用秘码守护工作簿
在共享Excel电子表格之前，我总是对其进行秘码守护，尤其是倘若它包括机密信息。这使我能够掌控谁能够拜访它并对文档进行更改。虽然我个人不运用这些选项，但你能够设置区别的秘码来锁定单个工作表、工作簿结构等。
在共享秘码时，我运用了一个与发送文件时区别的、更安全的通道。我还仔细检测秘码守护是不是正常工作。要对Excel文件进行秘码守护，请单击“文件”选项卡，选取“信息”，而后单击“守护工作簿”，选取“用秘码加密”，并设置一个强而独一的秘码。
为公开共享的电子表格添加知道的说明
在公开分享电子表格之前，我添加了知道的说明，以保证所有专业水平的用户都能理解和运用该表格。我清楚地标记了用户需要在哪里输入数据或执行计算，解释繁杂的公式，并运用注释、注释和颜色编码来明显表示关键输出和重要部分。
我还在文件中添加了我的电子邮件位置，这般任何遇到问题的人都能够快速联系我。另外，我将文件的拜访权限更改为“仅查看”（稍后将仔细介绍）。这能够防止其他人对原始文件进行更改，同期准许她们查看它，并在需要时创建自己的副本。
创建工作簿的备份副本
我总是在共享之前创建Excel电子表格的备份。这般，倘若有人无意中更改了文档，我仍然能够拜访原始副本，将其上传到驱动器，而后再次共享。备份还能够守护我在原始文件损坏或意外删除时不会丢失数据。
另外，在进行新更改时，我能够运用备份，而不是篡改原始文件。在Excel的桌面应用程序中工作时，我经过将文件保留在两个位置来创建备份。在线运用Excel时，我要么下载文件进行备份，要么创建在线副本并将其存储在OneDrive的个人保险库中以增多安全性。
按照需要调节共享设置
在共享任何Excel文件之前，我总是调节共享设置，以保证仅有预期的收件人才可以适当的权限级别拜访它。倘若我想让其他人查看该文件，我会将权限设置为仅查看。倘若我期盼她们能够进行更改，我会保持文件可编辑。
我还能够与区别的收件人共享文件，并单独自定义拜访权限。我为时间敏锐的文件设置了一个过期日期，这些文件在一按时间后会自动撤销拜访权限。我通告收件人她们的权限级别，并测试文件以保证用户不会因权限配置错误而被锁定。
保证文件针对打印进行了优化
倘若我晓得收件人将打印Excel文件并以理学形式运用它，我会按照她们将运用的纸张体积和方向检测内容是不是与页面完美匹配。我检测并调节分页符，以保证数据不会在页面之间尴尬地分割，并仔细检测是不是隐匿或缺少关键元素。
我仅在预览打印文档的外观后才发送文件。我还尽可能打印文档，以保证一切正常。
思虑文件格式和体积
我在分享时亦会记住文件格式。倘若我只想让收件人查看文件，我会将其转换为不可编辑的PDF，完美地保存其演示文稿。倘若收件人需要原始格式的文件，我会将其保存为原始格式（XLSX）。我还询问收件人是不是运用旧版本的Office以兼容格式保留文件。
我还保证文件体积不会太大，以避免在经过电子邮件共享时导致问题。倘若它很大，我会压缩和调节图像或图形的体积，删除未运用的图纸，或以压缩格式保留文件以减小其体积。倘若文件体积仍然是一个问题，我会将其上传到云端并共享下载链接，而不是文件本身。
每当我共享文件时，我都会遵循这些做法。她们帮助我提前发掘问题，避免尴尬。它还使收件人不必来回检测来理解电子表格。这亦节省了我的时间，由于不需要额外的解释。返回外链论坛： http://www.fok120.com，查看更加多
责任编辑：网友投稿
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发表于 2024-10-2 17:31:15
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