Excel教程：智能考勤表，MM你再亦不消加班了！

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文：老菜鸟|excel教程

要提有效率就必须有一张比较好的考勤表。这张考勤表最少要具备以下几点：

简化输入考勤项目

醒目表示周末数据

能自动汇总数据

今天老菜鸟教你制作一份智能考勤表，同期具备以上三点，快来瞧瞧吧！

在动手制作之前，先来瞧瞧最后的效果展示：

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在演示中，能够发掘以下几点：

标题输入非常简单，只需要输入一月份数字；

当月天数会自动变化，日期会按照月份自动调节表示，同期周六周日会自动变色；

考勤数据运用下拉菜单完成输入，同期有提示信息；

表格右侧有考勤结果统计区，按照填写内容自动产生统计数据。

下面就来教大众如何做出这般一个表格，会触及到非常多《Excel极速贯通班》里讲过的知识点。

考勤主体的制作

首要，做出一个最基本的表格，如图所示：

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这个表格的做法非常简单，相信大众都能够完成，接下来便是一点点的细化工作，必定要用心看哦。

将第1行进行合并，第二行最后五个单元格，分别三个合并起来、两个合并起来，完成后效果如图：

在第1行的合并单元格里点击右键，选取“设置单元格格式”。在弹出的对话框中自定义格式为：鑫盛机构0月份考勤统计表。

重视，这儿是数字0不是字母O。

设置完成后点击确定，而后在第1行输入一个数字瞧瞧效果吧。

是不是很神奇，其实这便是利用了自定义格式的特性。

第二行里的“当月天数”直接输入就可，后面填入公式：

=DAY(EDATE(DATE(2018,A1,1),1)-1)

简单介绍一下这个公式的含义，用到了三个日期函数：

1.DATE函数的格式为：DATE(年、月、日)，亦便是按照指定的年月日得到一个日期，在本例中，年份为2018（倘若是下一年度的话，改为2019就可），月份取的是第1行输入的数字，日就取1，这般得到的日期便是考勤表当月的1号。

2.EDATE函数的格式为：EDATE（起始日期，相隔月数），亦便是按照指定日期和相隔月数得到一个新的日期，本例中的起始日期便是当月1日，相隔月数为1暗示次月1日这个日期。

3.DAY函数的格式为：DAY（日期），得到指定日期是当月的第几天，在本例中指定日期是次月1日前1天（EDATE函数后面有个减1），换句话说，便是当月的最后一天。再经过DAY函数得到当月一共多少天。

注：日期函数常常都是几个函数协同运用，况且针对同一个问题，会有多种思路，有些公式的思路非常巧妙，这亦是学习函数的乐趣之一。

接下来要设置的便是星期了，在C4单元格填入公式：

=TEXT(DATE(2018,$A1,C3),"aaa")，右拉就可。

公式=TEXT(DATE(2018,$A$1,C$3),"aaa")中用到了两个函数TEXT和DATE，分别解释一下这两个函数的功效：

DATE函数刚才已然讲过了，在这个公式中，年还是2018，月用的A1，由于公式要向右拉，为了防止右拉的时候A1出现变化，因此在列号前面加了$锁定，日就用第三行对应的数字暗示，这般就得到了当月所有的日期。

TEXT函数的格式为：TEXT（要指定格式的数据，格式代码）。这个函数算是一个比较高级的函数了，虽然结构比较简单，然则格式代码非常多，因此亦是一个多功能函数。本例中的格式代码为“aaa”，便是用一个字来表示星期，有兴趣的读者能够自己试试代码“aaaa”“ddd”和“dddd”分别是什么效果吧。

注：在运用TEXT函数的时候，格式代码必须加引号（引号在英文状态输入）。

至此，表格大体上已然完成为了，有些单位可能不区分上午和下午，但有些单位是区分的，怎样将每一个人的一行变成两行，难道一行一行插进么？肯定不是，这儿用到了一个非常简单的小技巧，一块经过动画演示来瞧瞧吧：

在这个操作中，触及到几个技巧：批量插进空行的技巧、运用格式刷的技巧、快速填充重复内容的技巧，期盼大众能够多练习，熟悉把握这些技巧。

至此，这个考勤表的主题已然做好了，效果是这般的：

运用要求格式和数据有效性加工表格

接下来需要完成两项工作：

1.让表格中的日期按照实质状况表示，同期周六周日会自动变色。

2.考勤数据运用下拉菜单完成输入，同期有提示信息。

来瞧瞧怎样实现这些效果。针对第1项内容，要用到要求格式这个功能，过程虽然不多，然则非常多细节地区，大众慢慢跟着来：

选取数据区域，点击【要求格式】-【新建规则】：

进一步选取【使用公式确定要设置格式的单元格】，输入公式：=C$3>$AF$2，而后点击【格式】按钮：

公式解析：很简单，便是比较第三行的每一个日期是不是大于当月天数，倘若大的话，根据设置的格式执行，这一步要重视$的位置。

选取【自定义】，在类型中输入三个分号：;;;，重视是英文状态下的分号，完成后点确定。

格式代码解释：具体含义比较繁杂，记住输入三个分号表率不表示单元格的内容。

再点确定，此时候能够发掘，不属于当月日期的数据已然看不到了：

进一步设置周六周日自动变色，还是选取数据区域，新建规则，输入公式=OR(C$4="六",C$4="日")后设置格式：

这个公式亦很好理解，OR为满足两个要求中任意一个就按设置的格式执行，亦便是第四行径“六”或“日”，就表示指定的颜色。

点击设置单元格格式按钮后，选取【填充】，选取一个颜色，点确定。

再次点击确定就可看到效果：

咦，后面空的为何亦涂色了，是哪里出错了吗？

仔细瞧瞧，发掘这个地区正好是周六，只不外被前面设置的格式隐匿了，然则涂色的时候还是生效的，怎么处理这个问题呢？很简单，选择数据区域后打开要求格式的管理规则：

在下面一条规则后打钩勾选“倘若为真则停止”，而后点击上移按钮，点击确定。

看到效果了吧。

下面要对考勤数据进行有效性设置，在进行这一步之前，让咱们先来完成统计区域的制作。

统计区域的制作

这一起的制作就很简单了，按照自己的实质需要，添加备注一栏，填写考勤项目和图例，在每一个图例下面运用COUNTIF函数完成统计，公式为：

=COUNTIF($C5AG6,AI$4)/2：

COUNTIF函数的格式为：COUNTIF（统计区域，要统计的内容），通俗的说，便是每一个人对应的两行（统计区域）中每一个考勤项目（要统计的内容）显现的次数，由于例子中每日的数据是两行，因此统计结果要除以2。

至于这些合并单元格的处理非常简单，合并一个再用格式刷去刷就好了。

此刻回过头来设置考勤数据的下拉菜单。设置有效性之前，先做一个准备工作，将图例以及说明复制出来备用，而后再去设置有效性。这部分操作看动画演示吧：

至此，这个考勤表就完成为了。相信经过今天的内容，你必定有非常多收获吧，不妨认识一下咱们的技巧课程，你必定会有更加多收获的。

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