跟单流程11步
其实跟单很简单便是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作,把信息即使地在两者之间进行反馈。
第1步:当业务员和客户在网上进行沟通,确定初步意向后。客户经过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时,将样品和关联的加工制作的需求经过打样申请单反映出来。之后,经过业务部经理签字,将样品和打样单(打样单要复印一份,正本留自己保留)。给打样室,打样。
第2步:样品出来后经过快递寄给客户,重视即使向快递询问UPS号。
第3步:客户确认样品并将样品寄回,同期下单。
第4步:按照回传样品,制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和分部经理签字。将单和样品留技术部。需求其制作工艺流程。
第5步:之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品,下正式的订货单。订货单要按照合同来做,把品质需求,包装需求,和备注事项,交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份,分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份,传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部,副本自己留着。
第6步:将合同复印2份,正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。
第7步:即使反映工厂在生产过程中的问题,并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后,将结果经过工作联系单将变更需求传达到生产车间。工作联系单正本留己,副本传达。
第8步:快出货时,联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题,引起不可即使出货要提前通告货代,以便其另做船期安排。
第9步:若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或关联单据交给出货分部。并将出货通告单复印3份,传生产-品管-出货部。正本留己。
第10步:即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下,则先传副本给对方,要其付款。L/C项下,则交由财务部到银行进行关联事项。
第11步:到核销单等关联单据回来后,将单据交由财务部进行结汇,办理核销退税手续。
外贸跟单精细流程详解
1、接单:确认价格、数量、质量标准、最迟交货日期、制品用途、发货港口、转港口、目的港口、信用证路线及单据代理机构信息。
2、审证:信用证与合同是不是存在不符点,包含金额、货描、装箱信息、港口信息、客户机构信息、开证行信誉、所需单据、信用证有效期、有效地、分批装运,信用证号、开证日期
3、确认价格:订单价格及下单的人民币价格,分清FOB价格,出厂含税价格。
4、知道下单工厂(包含其规模、生产能力、设备、重点品种、跟单员、生产厂长、总经理)、大致出货日期。
5、下单与合同回传:工厂合同制作(合同号码(自制)、制品规格,级别,包装(LOGO及唛头,字体体积、颜色、位置),运输,价格,出货日期,船期、截港日期、结算方式,质量需求,质量责任等描述)、出货时间确定。
6、制订生产计划给客户(中英文)。如有变动即时通告。
7、生产进度跟单:1.制订生产进度计划及日生产进度质检报告、进度落实认识、非正常状况报告、包装完善。
8、订舱、商检协调、运输方式及运输协调(集装箱协调,出货通告发放)、出厂含税价订单,通告工厂代买育林基金。
9、发货通告、货代信息、集装箱车牌号及司机联系信息、箱封号,铅封号、拖货时间确定、集装箱到厂时间、离厂时间、到港确认。
十、填写“SHIPPING DETAILS”及提单副本给客户。
9大跟单秘诀新手必看!
镇定自如:一个新的跟单,必定要有良好的接受上当的心理素质!由于非常多小的染厂针对新的跟单都会有玩猫腻的把戏!此时你得有好的承受的心理!
2.过目不忘:针对自己的到胚状况了如执掌!在加工前处理时有几车自己的胚布有认识,在处理的时候,认识胚布的进度!
3.阴阳眼:这是在生产打样时将色光看好,需求不高的单子3.5级万岁!
4.马步盯梢:在成品时,有些不良厂方会在在打卷时玩短斤少两!自己要在成品后抽几个包自己在码一次,正负20公分属于正常!
5.算算数:把出布率\\\\合格率算一下就能够了!
合格率:成品\\\\投胚
出布率:成品+次布\\\\投胚
6、不要轻信不良工艺员的花言巧语!例如说颜色浅了,无事的,她们一般会用小刷子刷刷,颜色就会深哦!然则风格都不同样了哦!自己必定要小心!
7、在成品打卷时,看着码布机用的码尺是不是是100,还是99,否则一出厂,你就有理说不出了!不要少看一个1CM!用1000米来看,这般便是10米被吃掉了!到时大众可不要哭哦!
8、给自己一个知道的交期思路!不要把不急的单子先下!急的单子拉下哦!
9、用心看好前处理!这般会认识胚布的质量,才会认识接下来后到工序该怎么解救!就像有一次我遇上了不良胚布,竟然是纬向缺经的不良胚布!真是便宜无好货呀!赶紧换胚布吧!!郁闷!!还有像心跳、漏割、破洞这般的平常问题,大众都要小心哦,想要顺利的出柜,这般的问题只要一一的发掘都得大众在今后的道路上实践呀!
单据概念和种类
. 单据的概念
单据是办理货物的交付和货款的支付的一种依据。单据能够显示出口商是不是履约,履约的程度。进口商品以单据做为提取货物的货权凭证,有了单据,就显示有了货物。
二.单据的种类
平常的单据如下:
项目
基本单据
其他单据
商场单据
商场发票(COMMERCIAL INVOICE)
装箱单(PACKING LIST);
重量单(WEIGHT LIST/CERTIFICATE);
产地证明书(CERTIFICATE OF ORIGIN);
数量单(QUANTITY CERTIFICATE);
受益人证明(BENEFICIARYS CERTIFICATE);
质量证明书(CERTIFICATE OF QUALITY);
电报抄本(CABLE COPY)
运输单据
提单(BILL OF LADING);
运货单据(TRANSPORT DOCUMENTS)
船运机构证明(SHIPPING COMPANYS CERTIFICATE);
邮包收据(POST RECEIPTS)
保险单据
保险单(INSURANCE DOCUMENTS)
投保声明
政府单据
海关发票(CUSTOMS INVOICE);
领事发票(CONSULAR INVOICE);
进出口许可证(EXPORT LICENSE)
外贸单证的流程
客户询盘:通常在客户下perchase Order之前,都会有关联的Order Inquiry给业务部,做有些细节上的认识。
2.报价:业务部即时回复客人查找,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。
3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各样预计花费都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,分部经理审批,再交管理部人员审核后才可执行。如金额很强的,或有预付款和佣金等条款的,要经机构总经理审批才行。合同审批之后,制成营销订单,交给分部进程员跟进。
6.下达生产通告:业务部在确定交货期后,满足下列状况可下达生产通告, 通告工厂按时生产:
6.1:倘若是L/C付款的客户,一般是在交货期前1个月确认L/C已然收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检测是不是存在错误,交货期能否保证,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:倘若是T/T付款的客户,要确认定金已然到账。
6.3:倘若是放帐客户,或经过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:
7.1:在交货期前1星期,要通告机构验货员验货。
7.2:倘若客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期1星期前,约客户查货并将查货日期通知计划部。
7.3:倘若客人指定由第三方验货机构或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货机构联系,预约验货时间,保证在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通告工厂。
8.制备基本文件。工厂供给的装箱资料,制作出口合同,出口商场发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:倘若是国家法定商检制品,在给工厂下订单时要说明商检需求,并供给出口合同,发票等商检所需资料。况且要告诉工厂将来制品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货1星期之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1.倘若跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,一般客人会指定运输代理机构或船机构。应尽早与货代联系,通知发货意向,认识将要安排的出口口岸,船期等状况,Q确认工厂的交货能否早于开船期最少1星期以前,以及船期能否达到客人需求的交货期。应在交货期两周之前向货运机构发出书面定仓通告(ING ORDER),一般在开船1星期前可拿到定仓纸。
10.2.倘若是由于卖方支付运费,应尽早向货运机构或船机构咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选取价格优惠,信誉好,船期合适的船机构,并告诉业务员通告给客人。如客人区别意时要另选客人认可的船机构。开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3.倘若货物不足一个小柜,需走散货时,向货代机构定散货仓位。拿到入仓纸时,还要认识截关时间,入仓报关需求,等内容。
10.4.向运输机构定仓时,必定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11.安排拖柜:
11.1.货物做好并验货经过后,拜托拖车机构提柜,装柜。拖车机构应选取安全可
靠,价格恰当的机构签定协议长时间合作,以保证安全及准时。要给拖车机构传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船机构,定仓号,拖柜拜托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜位置,报关行,及装船口岸等。倘若有验货机构看装柜,要专门声明,不可晚到。并需求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系tel等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系tel。
11.3.需求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通告给业务部,列明货柜离厂时间、实质装货数量等,并记装箱号码和封条号码做为提单的资料。需求工厂装柜后必定要记住上封条。
12.拜托报关:在拖柜同期将报关所需资料交给合作报关行,拜托出口报关及做商检通关换单。一般要给报关留出两天时间(船截关前)。拜托报关时,应供给一份装柜资料,内容包含所装货物及数量,口岸,船机构,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车机构,柜型及数量,本机构的联系人和tel等。
13.得到运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运机构或货运代理。补料要按找L/C或客人的需求来做,并给出正确的货物数量,以及有些特殊需求等,包含需求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船机构尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船机构书面确认提单内容。倘若提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再需求船机构出正本。
13.3.即时支付运杂费,付款后通告船机构即时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14.准备其他文件
14.1.商场发票:L/C 需求供给的文件中,对商场发票需求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应表示出来,要表示唛头。倘若发票需办理对方大使馆认证,通常要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需重视的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需供给报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书一般要到香港的中国商检机构办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.通常原产地证:通常原产地证可在中国贸易促进会办理,需求低有些。可在发货之后不太长的时间内补办。倘若原产地证书要办理大使馆加签,亦和发票同样要提前20天办理。
14.4.装运通告:通常是需求在开船后几天之内,要通告客人发货的细节,包含船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C需求供给发送证明,如传真报告书,发函底单等,重视按客人需求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地显示货物装箱状况。要表示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要表示唛头和箱号,以便于客人查询。装箱单的重量,体积要于提单相符。
15.交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐所有单证,并严格审单,保证无错误,才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.倘若T/T收汇的,需求收全款才可做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:每单出口业务在完成后要即时做登记,包含电脑登记及书面登记,便于以后查找,统计等。
17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必要留存一整套以备查用。
18.单证员平时应重视收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价供给帮忙。