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禁止文件外发怎么做,企业怎么样禁止文件外发?压箱底宝藏教程!

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发表于 2024-10-26 19:29:10 | 显示全部楼层 |阅读模式

古人云:“守口如瓶,防身立志。”

此言虽简短,却道出了保密与自律的重要性。

在今日之企业界,信息如同血液,滋养着企业的运营与发展,而文件做为信息的载体,其安全性更加是关乎企业生死存亡的大事。

文件外发,若不小心为之,便如同城门失火,殃及池鱼,给企业带来不可估量的损失。

因此呢,探讨禁止文件外发之道,实为现代企业不可或缺之课题。

1、认识文件外发的危害

在信息化高度发展的今天,文件外发已作为企业内外沟通、信息共享的常态。

然而,随之而来的危害不容忽略

文件一旦外发,便脱离了企业的直接掌控范围,可能被违法复制、篡改、传播,乃至泄密给竞争对手或恶意第三方。

这不仅会损害企业的商场利益,还可能影响企业的声誉和信誉,给企业带来难以弥补的损失。

因此呢,禁止文件外发,是企业保证信息安全、守护自己利益的重要办法

2、构建全面的文件外发管理体系

1. 采用专业的防泄密软件

为了进一步加强文件的安全性,企业能够引入专业的防泄密软件。

这些软件一般具备文件加密、行径监控、权限管理、外发审核等功能,能够有效地防止文件被违法复制、传播和泄密

例如,某些防泄密软件能够对重要文件进行加密处理,仅有授权人员才可拜访运用加密文件;同期,它们还能实时监控员工的网络活动和文件操作行径,一旦发掘反常行径或疑似泄密行径,立即发出预警并阻止关联操作。

博主举荐的防泄密软件是一款企业统一终端管理的软件,域智盾软件

该软件在防泄密方面有以下几种办法:

文件加密

能够对文件自动加密、透明加密,加密的文件在安装了咱们客户段的电脑上能够正常打开,任何违法的外发出去,离开机构电脑的都是乱码没法打开。

倘若需要外发,需要员工申请解密,管理者经过后员工那边有解密的文件就能够正常外发,外发出去的文件不受任何限制。

尤其重视

加密后倘若员工暴力把电脑硬盘拆走了拿到别的电脑上,里面的加密文件是打不开的。

乃至员工把机构电脑c盘做系统了,把咱们软件客户端暴力删除了,员工电脑上本身的加密文件都打不开的,仅有正常安装咱们软件客户端才能够打开。

加密的程序种类非常多

包含文字类、制图类、音频类、视频类等。

详细有WORD文档、EXCEL电子表、Adobe Photoshop、ACDSee、Adobe After Effects、开目CAD、Adobe Premiere Pro CC、佳能打印组件等等共计近300个程序。

这儿说明一下,软件是针对程序的后缀进行的加密,这种加密级别很高,就算是员工恶意把电脑硬盘拆走或重做系统,里面的加密文件没法打开。

区别分部加密文件不互通:

能够设定区别的安全区域,在同一个安全区域下的加密文件是能够互通的,在区别安全区域下的文件是不可查看的。

举个例子,财务部能够设定一个安全区域,营销能够设定一个安全区域,两个分部之间的加密文件彼此不可查看。

密级管控:

能够自定义文件的密级系数,例如能够设置奥密、机密、绝密,并分别赋值50、80、100。其中员工电脑上的文件可设置为奥密,经理电脑文件设置为机密,总裁电脑文件设置为绝密。

这般就达到了,总裁能够查看经理和员工电脑文件,经理能够查看员工电脑文件的效果。

文件限制外发

禁止外发:

咱们软件能够禁止任何途径的外发,例如浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱、自定义程序等的。

支持申请外发,员工需要外发的时候点申请外发,管理者经过后就能够外发。

制作外发包:

能够自定义制定外发包。

并且能够设定外发包最大打开次数和最大拜访天数,强制设置外发帖件打开秘码、强制禁止阅读者打印,选定外发背景图等等。

2. 加强员工的安全认识培训

员工是企业信息安全的第1道防线。

经过定时举办信息安全培训活动,加强员工对文件外发害处性的认识,加强她们的保密认识和责任感。

培训内容能够包含信息安全政策、文件外发流程、加密技术运用等。

同期,鼓励员工积极举报违反文件外发政策的行径,形成一种良好的监督机制。

3. 制定严格的文件管理制度

企业应从制度层面出发,制定完善的文件管理制度。

知道文件的归类、密级和拜访权限,规定文件的存储、传输和销毁流程。

经过制度约束,保证员工在处理文件时遵守关联规定,减少文件外发的危害

同期创立责任追究机制,对违反文件管理制度的行径进行严肃处理,以儆效尤。

4. 实施数字权利管理(DRM)技术

数字权利管理(DRM)技术是一种强大的文件守护手段。

经过DRM技术,企业能够设置文件的拜访权限、复制限制、打印掌控等,保证文件在授权范围内运用

例如,企业能够限制员工只能查看文件而不可编辑或打印;设置文件的打开次数和有效期,一旦超过限制,文件将没法再次打开。

这般一来,即使文件被外发,没法被随意复制或传播。

5. 限制非官方文件传输途径

企业应知道官方文件传输途径,如企业邮箱、FTP服务器、云盘等,并限制员工运用非官方或不受控的文件传输途径,如个人邮箱、即时通讯软件等。

经过配置网络拜访掌控策略,限制员工对外边网络的拜访权限,防止她们经过违法途径将文件外发。

同期,加强对USB端口等理学接口的管理,防止员工经过USB设备将文件违法复制或外发。

6. 定时进行文件外发审计与检测

为了保证文件外发管理制度的有效执行,企业应定期进行文件外发审计与检测

经过审计与检测能够发掘潜在的安全漏洞和违规行径,并即时采取办法进行纠正。

同期,审计与检测能够帮忙企业评定防泄密办法的有效性和合规性,为后续的改进和优化供给依据。

3、加强与其他分部的协同合作

禁止文件外发不仅是IT分部或信息安所有门的责任,而是需要企业各个分部一起参与、协同合作的一项系统工程。

例如,

人力资源分部能够在员工入职时加强信息安全教育;

法务分部能够帮助制定和完善信息安全政策;

业务分部能够提出详细的安全需要意见等。

经过加强分部间的沟通与协作,形成合力,一起推进企业文件外发管理制度的落实和完善。

以上便是博主木子分享的所有内容了,倘若还想认识更加多内容,能够私信评论博主木子哦~返回外链论坛: http://www.fok120.com,查看更加多

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