研发信，便是发给潜在客户、推广机构制品的电子邮件。发研发信是非常多外贸人员研发客户的基本手段。发研发信并不是件容易的事情，能否制作一封合格的研发信，而后正确地发送都直接影响到研发信的效果，搞欠好事倍功半，乃至做了无用功都是有可能的；反之，事半功倍，客户源源持续。
（一）写
研发信
平常的若干错误
1．邮件篇幅过长
客人的时间很宝贵，每日要收到数百封邮件。换位思考下，倘若一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又欠好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？非常多老外的时间观念很强，每日都有几块固定的时间用来处理E-mail，非常多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，通常会被直接删除，或是把你的位置设为垃圾邮件。
非常多采购商，她们通常处理每一封邮件的时间是2～3秒。重要的邮件，通常马上仔细阅读并回复；不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的详细时间，而后从inbox拉到相应的子目录里。
2．无知道的主题
一个不知道的主题，会让客人基本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，能直接吸引客人经过主题去点开邮件。至于他看了以后有无反应，就要看实质状况和内容的功力了。因此怎样把主题写好，让客人晓得这是封推销信，还是要忍不住打开瞧瞧，就要按照实质状况来判断了。
3．长篇大论的机构介绍
在研发信里要不要写机构介绍呢？这个要视详细状况而定。倘若你的机构有明显的优良，能够写，然则最好一笔带过就能够了。能够这般写：We supply Vacuum Tube Solar Water Heater with high quality at competitive price.Hope to cooperate with you!
简单一点，一两句话点到重点，吊起对方的兴趣，让他反过来问你各样问题，你的目的就达到了。做业务久了你会发掘，很少有客人每封邮件都长篇大论的，即使有，亦是极少许的特例，或是要确认有些细节之类的。
4．爱炫耀英文水平
有些外语水平高的外贸业务员爱好把文字写得很出彩，各样语法从句层出不穷，还爱好用冷僻词，让人理解都需要老半天。
真正的能手是要把最繁杂的东西用最简单的文字表达出来的，所有用最简单的句子、最简单的词汇，让小学生都能看懂。需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓便是，"简单，简单再简单"，能用一个词表达的绝对不消两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。只要做到"简洁、清楚、准确"，便是一封好的E-mail。
5．爱好用奇奇怪怪的字体
非常多人为了追求醒目，总爱好用很夸张的字体、颜色，乃至放大、加粗，再用斜体等。经常给老外写E-mail的人会发掘，客人很少会用奇怪的字体或粗体，乃至所有大写来写邮件，除了少许的尼日利亚、非洲客人，我还没遇到过别的爱好用奇特字体的客户。欧美人通常比较常用的字体便是以下几种：Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman，亦有有些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，通常都是黑色或蓝色。
字体、字符、字号必定要统一，除非尤其强调的内容，不要用特殊颜色和形体。通常客人在邮件里尤其加粗、大写，或用红色标注的，肯定是尤其强调的内容。例如有个客人的邮件如下：
Dear C，
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
这就很显著了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须周末前寄出。这封邮件很简单，可能你不太容易忽略，然则倘若一封很长的邮件，里面仔细确认各样规格的时候，忽然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。
6．段落之间不隔行
段落之间不隔行的研发信亦容易看得人头昏眼花，字所有都凑在一块，读起来太累，亦就不会读了。
7．主动语态用得太多
英文信函中，倘若你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We、I之类的人叫作，相反要多用被动语态。
例如说，咱们明天会寄你样品。中国人爱好说Well send you the samples tomorrow。这句话没错，语法正确，意思清楚，然则老外就不爱好这般说。她们一般会这般写Samples will be sent to you tomorrow。用得是被动语态，人叫作就无了。
8．经常会问有些毫无道理的话
例如Do you want our products？这句话被我列为最无用疑问句排行榜第1名。倘若客人说No，你怎么回复？本身你是去推销的，你期盼客人感兴趣，你要导致客人的兴趣。这句话就等于一下子就把客人逼到了绝路上，必定要说是或否。
还有诸如Are you interested in our products? Are you sourcing for×××?How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无道理的话。
再例如说"我晓得你有固定供应商，但请你保存我的邮件，亦许你有一天用得上……"，这类的话都能够删掉。最好的办法便是什么都不写，然则让他有那样一刻的犹豫，是不是先存一下这封邮件。这便是你字里行间需要把握的地区。
研发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优良在哪里。只要清楚表述出这三点，就完全足够了。其他的东西能够以后慢慢谈。
9．爱好用附件和照片
附件和照片并不是欠好，然则第1次发研发信的时候倘若有附件或插进了照片，很容易被国外的服务器拦截。非常多人爱好第1次联系客人的时候就运用报价单，或打包非常多制品照片，或发电子样本给客人，这般的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，便是直接被客人删了。仅有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就能够插进报价单或照片了。
第1次联系客人的时候最好全文本，不要显现任何的照片和附件。即使收到客人询价后第1次报价，倘若不是客人指定，尽可能避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。能够这般写：
Item: Solar lantern with soft handle
Model No.: HBC-294847/KTDescription: …… (把仔细的规格写清楚)
Package: color box
MOQ: 1 000 pcs/ctn: 20 pcs/ctn
Size: 50*40*60cm
GW/NW: 20公斤/18公斤
Qty/20: ……pcs; Qty/40: …… pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T，L/C，D/P，etc.
Valid time: 60 days
FOB Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia: USD2.45/pc
以上是举例写的，只是想说明一点，报价单少用，尽可能用文字描述清楚，而后在附件里添加一张500K以下的清楚照片就能够了。这般做的好处是，避免非常多犯懒的客人不去点开附件中的word或excel报价单，防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。倘若客人要你报非常多款制品，没法所有在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，然则最好在完成的时候生成PDF格式，这般就不易改。由于非常多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。
10．爱好插进URL链接
非常多伴侣在写研发信的时候，总是会在内容里加上自己机构的网址，或在签名的下面加上链接，这般做的话，一样有很大的概率被服务器拦截。最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插进这些。
11．语气过于生硬
其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读哪些冰冷的字眼，和面对面的交流或tel沟通是完全不同样的。看一句话"Pls give me reply today"，这句话倘若面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说OK，或NO problem；倘若tel里说，亦不会有大问题；但倘若放在邮件里，是不是略微生硬了一点呢？倘若改成"Could you give me reply today?"用的是疑问句，加上could、help这般的字眼显出非常委婉，然则又知道表达了你期盼今天得到答复的准确意愿。这般不是更好吗？
因此"please、help、kindly、could、thank you、appreciate"这般的话在邮件来往中是很广泛的。除非你和客人已然非常熟了，偶尔客套一下就可。
12．邮件发送时间及频率
哪些奋战在周末的外贸SOHO辛苦了，然则，我意见你们别再在周六日发开发信了，不是说完全无机会，然则能得到回复的概率太低了。哪些两三天一封，乃至一天一封，一天不止一封研发信的，收到过几次之后，通常会被拉到黑名单，无他，太烦了。
（二）
怎样写出一封实用的
研发信
1．运用正确的邮件主题
研发信最重要的一点便是邮件的标题，好的标题能提高20倍的回复率。不论你是卖什么或是推广什么，第1步便是吸引订阅者的兴趣，而不是让人随手删掉。正确的主题能够吸引收件人打开你的邮件，错误的主题会让你错失机会。不要用机构名叫作或其他乱七八糟的词汇，就用你的制品名叫作或收件人做的制品的名叫作，外加你最大的优良，每一个单词的第1个字母大写，不要全用大写或小写，例如：Newest Styles Baby Clothing。
咱们每日亦会收到非常多别人的研发信，不要直接删除。咱们完全能够科研、学习别人研发信的写法，好的地区能够借鉴，欠好的地区就避免，这般慢慢就会加强制作研发信的水平。
2．运用适当的叫作呼
倘若晓得收件人的名字，就能够运用Dear ××之类的叫作呼，倘若不晓得收件人的名字，能够直接运用Hi或Hello，不要用Dear Sir or Madame之类的模糊统叫作。
3．邮件的第1句话必定要能导致收件人的兴趣
邮件的第1句话要写得精彩，以便让收件人能够有兴趣读下去。至于怎样让收件人感兴趣，那就要你按照买家的需要，总结你所能为买家供给而他所不可拒绝的东西。用一句话来显示你能够向他供给他所需要的东西，不要啰唆。
4．描述制品
吸引了收件人重视力之后，你就要仔细地描述你的制品，你所能供给的服务，以及你能怎样满足他的需要。这儿你能够顺带告诉客户，你是怎样得到他的联系方式的，以及对机构进行简述，这两点一句话带过就可，切勿啰唆。
5．期待答复
最后你应该向收件人显示你愿意随时为他供给服务、解答问题，并期待他的答复。
6．邮件的落款
邮件落款要有联系人的名字、职务、邮件，机构名字、tel、传真、网址等。电子邮件必定要在落款重复书写，以便收件人转发时，第二收件人仍然能够得到你的邮件位置。这些联系方式不必都列上，职务、tel、传真通常不必的。在邮件落款处，能够带个人头像（真人），增多可信度，让客户晓得她们是在和谁联系。
文_黄见华_精选自《外贸SOHO，你会做吗？》_中国海关出版社出版
发表于 2024-9-5 10:00:58