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外贸采购员岗位职责和基本流程(附生产周期与下单规律)

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发表于 2024-8-24 16:14:26 | 显示全部楼层 |阅读模式

1、下单:

1、一般状况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,制品型号,数量。

2、分析缺料信息是不是恰当,再将定单下给供应商,定单必须含有以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。

3、采购审核员按照详细状况进行定单审核。

4、定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并需求签字回传。

2、稽催:

采购定单完毕以后,采购员按照采购定单上需求的供货日期,采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我机构

3、入库:

1、实物入库:

收货员收材料之前需确认供应商的送货单是不是具备以下信息:供应商名叫作,定单号,存货编码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是不是能够收下。

2、单据入库:

采购员按照检验合格单,将检验单上的数据入到用友中,便于以后对帐。但存在些问题,表现为:1)外加工的检验合格单入库;2)采购入库定单号和数量比较混乱。

4、退货:

采购填写退货单,进行定单退货。

5、对帐:

1、月结表:

每一个月月初,各供应商将上月月结表送至我机构,采购员按照机构收货员签字的送货单,我机构的入库单据和单价表核对月结表。

日前月结表中显现以下不足之处:无定单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,出现额至本期欠款余额等信息。

2、增值税发票:

校对发票上的以下信息:我机构的全叫作,帐号,税号,发票上的材料名叫作,数量,金额。这里发面咱们有欠缺表现为发票金额大于定单金额,特指一张定单仅有一种材料的状况

6、付款:

按照付款周期编制付款计划,安排付款。

从采购方向看外贸业务:认识生产周期和下单规律

做为国内采办,能够说安排订单始终咱们工作中的重心。这次重点是写采购和业务中都平常的问题,生产周期和下单规律。

来讲生产周期(Period of Production)

这儿的生产周期定为下单后,从 产前样 (pre-production samples) 起始到 CRD ( 货物出运 Cargo Ready Date) 的时间段。

按照订单的区别性质,分为:

头次买(1st Time Buy) 返单(Replenished)。

供应商出口订单(Direct Import) 或 供应商国内订单(Domestic)

区别供应商的产能区别因此呢倘若不做数据处理就会非常混乱。简单表格统计之后,几家供应商的生产周期大致如下图:

注:供应商出口订单通常触及到第三方测试和验货,而一般供应商国内订单需求相对简化,因此呢DI订单的生产周期会比Domestic订单的生产周期长有些不难理解。

以上是一个简单的各供应商的生产周期的图示表格。接下来,咱们瞧瞧下单规律讲下单规律之前,为了方便理解和消化,小can再次将订单项目划分为两种:

Promotion Order(促销单,一次性下单)

Inline Order(会有翻单的长时间订单项目,为期最少一年)

促销单显然把头次买(1st Time Buy) 的流程走完基本就over了,而 Inline Order除了头次买,还会包括返单补货。

正好今天收到国外总部的邮件,Spring 2015 Domestic (Inline)项目的所有订单所有确定下来了,那样小can就以2015的春季项目为例吧。

通常春季项目的订单,都会在9月底之前所有下给供应商。为何这就要回到第1点,工厂的生产周期及相对固定的船期安排了。

咱们先顺着推,9月20日下单,根据 demostic 的1st Time Buy production timeline,(下单日期+生产周期) 最快的出运时间是11月5日,最迟的出运时间便是11月29日。看起来还早啊,离2015年还有一个多月,并不是的。

货发之后,咱们还要算货物在海上漂的时间,除去有些运输时间较短(20天上下)的东南亚、美国西部地区,货物去其它国家和地区的海运时间在40天上下,加上报关清关时间,全部海运时间就在55天上下

这般,货物到达客人仓库时间已然到了2015年的1月24号,最后客户还要按照零售商订单,从自家仓库分别送去区别的卖点,路上会耗费有些时间,真正春季项目到门店开卖日期便是2月5日。

如此类推,1st Time Buy的订单的下单时间按照项目(Spring 2015, Christmas Promotion, Fall 2014等)的区别是有迹可循的。圣诞节的促销项目下单时间不会晚于5月底,Fall 2014的下单时间不会晚于4月底。

咱们此刻按照区别项目的下单日期倒推,第三个业务跟踪要点就很自然而然的显现了。

例如,贵司主打圣诞节促销礼品,那样在每年的4月之前就必须举荐圣诞节促销新品,况且3-4月份这个周期攻势强有些为妙。由于在这个周期,Buyer和Sales讨论筹备并且确认的正是这一年的圣诞节促销项目。春季新品设计最好的推销月份为6-7月份,上半年的Buy Trip推销在2-3月份,下半年的Buy Trip举荐在7-8月份。

以上是普通消费品的1st Time Buy下单规律以及业务跟踪点,此刻提一下 返单(Replenished Order) 的下单规律。

Replenished Order下单规律最重点影响到的是供应商的备料和排产。客户会按照供应商的翻单生产周期,自家的仓库库存状况以及营销预期来制定计划安排下单。

针对相熟的老客户,业务能够询问季度或年度Order Forecast,以此为依据订购物料和安排生产。集中的物料采购能够降低采购物料的成本,即时营销补足降低交期延误等额外损失,恰当库存降低不必要的库存成本。

由此可见,精细的预期及计划是灰常有用滴。不外,要提防客人不恰当的Order Forecast,有时客人过度阳光导致的excess inventory有可能会无耻的需求一起承担。

至于工程类制品,小can不太熟练,下面引用一个鬼姐的例子。

例如五星级酒店采购家具,这个酒店在刚开始立项的时候,就起始做预算、招标,各样制品的供应商都要参与投标,例如家具,建材,门窗,地板,洗浴制品,毛巾窗帘。。。。等等,都选中之后,才起始真正的建酒店,一年半载酒店建好。在这个过程中依次的再次招标谈合同细节,等到酒店快建好,才起始持续敲定家具有些物品的采购订单。

这一个过程,来来回回会谈非常多次,不停的折腾,一直的打样,乃至一直地修正完善方法;从第1次投标到最后真正签下来合同供货,中间基本上要经历1.5-2年。因此晓得了这个节奏,你就该晓得自己处在哪个周期,该往哪发力。

说白了,这是从时间点上来把握跟踪业务,Buyer跟Sales们每年按照既定的时间点项目来忙乎,看有心人是不是能在节点上握住机会。

买卖买卖,买是离不开卖的,买卖的最后目的是实现制品的价值,卖的职责是支持帮助乃至引导买充分实现制品价值的最大化。

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