原创 与他人共享Excel电子表格需要先做的8件事，你做了几件？
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">正确共享Excel文件与专业创建Excel文件<span style="color: black;">一样</span>重要。这<span style="color: black;">便是</span><span style="color: black;">为何</span>我总是在分享文件之前<span style="color: black;">检测</span>文件的格式，纠正任何错误，备份文件并应用<span style="color: black;">秘码</span><span style="color: black;">守护</span>。这是我在将文件发送给同事或客户之前所做的一切的<span style="color: black;">名单</span>。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;">删除不必要的数据以清理电子表格</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><img src="//q8.itc.cn/images01/20240918/423ebe2f205047b4880f4e3766986f65.jpeg" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"></p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">在分享Excel电子表格之前，我做的<span style="color: black;">第1</span>件事<span style="color: black;">便是</span>整理它，让收件人<span style="color: black;">更易</span>浏览。我删除了不必要的数据并<span style="color: black;">检测</span>了格式，以<span style="color: black;">保证</span>我在<span style="color: black;">全部</span>电子表格中<span style="color: black;">运用</span>了一致的字体、<span style="color: black;">体积</span>和样式。<span style="color: black;">倘若</span>工作簿有多个工作表，我会<span style="color: black;">保证</span>格式始终一致。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我还<span style="color: black;">检测</span>了我<span style="color: black;">是不是</span><span style="color: black;">运用</span>了一致的数字、文本和日期格式，以及工作簿中单元格内的数据<span style="color: black;">是不是</span>一致对齐。我删除了空的列和行，删除了所有注释，并删除了准备工作表时<span style="color: black;">运用</span>的不必要的计算。<span style="color: black;">另外</span>，我删除了重复的条目，并正确地标记了列和行。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">为了避免意外，我在另一台电脑和智能手机上打开电子表格，<span style="color: black;">瞧瞧</span>它在收件人端的<span style="color: black;">表示</span>方式。这有助于我提前<span style="color: black;">发掘</span>格式问题。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;"><span style="color: black;">检测</span>电子表格中的错误和问题</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><img src="//q9.itc.cn/images01/20240918/e369430b5f884eb399ad5d4d0357857d.jpeg" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"></p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">一旦我的Excel电子表格看起来更干净，我就会<span style="color: black;">检测</span>并修复错误。我<span style="color: black;">保证</span>公式设置正确，<span style="color: black;">查询</span>不正确的单元格引用，并<span style="color: black;">运用</span>Excel内置的错误<span style="color: black;">检测</span>工具来<span style="color: black;">发掘</span>关键的计算问题。我<span style="color: black;">运用</span>跟踪引用单元格和依赖工具来<span style="color: black;">查询</span>不正确的链接和缺失的引用。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我还验证了任何嵌入式链接<span style="color: black;">是不是</span>指向预期的目的地。<span style="color: black;">运用</span><span style="color: black;">要求</span>格式时，我<span style="color: black;">保证</span>规则按预期工作。我对数据进行排序和过滤，以确认一切正常。我不会<span style="color: black;">忽略</span>看似简单的<span style="color: black;">过程</span>，<span style="color: black;">例如</span>运行拼写<span style="color: black;">检测</span>，以<span style="color: black;">发掘</span>任何拼写错误。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">这些<span style="color: black;">过程</span>有助于我及早<span style="color: black;">发掘</span>潜在问题，防止收件人混淆或误解数据。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;"><span style="color: black;">运用</span><span style="color: black;">秘码</span><span style="color: black;">守护</span>工作簿</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">在共享Excel电子表格之前，我总是对其进行<span style="color: black;">秘码</span><span style="color: black;">守护</span>，<span style="color: black;">尤其</span>是<span style="color: black;">倘若</span>它<span style="color: black;">包括</span>机密信息。这使我能够<span style="color: black;">掌控</span>谁<span style="color: black;">能够</span><span style="color: black;">拜访</span>它并对文档进行更改。虽然我个人不<span style="color: black;">运用</span>这些选项，但你<span style="color: black;">能够</span>设置<span style="color: black;">区别</span>的<span style="color: black;">秘码</span>来锁定单个工作表、工作簿结构等。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">在共享<span style="color: black;">秘码</span>时，我<span style="color: black;">运用</span>了一个与发送文件时<span style="color: black;">区别</span>的、更安全的通道。我还仔细<span style="color: black;">检测</span><span style="color: black;">秘码</span><span style="color: black;">守护</span><span style="color: black;">是不是</span>正常工作。要对Excel文件进行<span style="color: black;">秘码</span><span style="color: black;">守护</span>，请单击“文件”选项卡，<span style="color: black;">选取</span>“信息”，<span style="color: black;">而后</span>单击“<span style="color: black;">守护</span>工作簿”，<span style="color: black;">选取</span>“用<span style="color: black;">秘码</span>加密”，并设置一个强而<span style="color: black;">独一</span>的<span style="color: black;">秘码</span>。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><img src="//q9.itc.cn/images01/20240918/f2425bb2e8294a73a3af6ddbe3143899.jpeg" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"></p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;">为公开共享的电</strong>子表格添加<span style="color: black;">知道</span>的说明</h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">在公开分享电子表格之前，我添加了<span style="color: black;">知道</span>的说明，以<span style="color: black;">保证</span>所有专业水平的用户都能理解和<span style="color: black;">运用</span>该表格。我清楚地标记了用户需要在哪里输入数据或执行计算，解释<span style="color: black;">繁杂</span>的公式，并<span style="color: black;">运用</span>注释、注释和颜色编码来<span style="color: black;">明显</span><span style="color: black;">表示</span>关键输出和重要部分。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我还在文件中添加了我的电子邮件<span style="color: black;">位置</span>，<span style="color: black;">这般</span>任何遇到问题的人都<span style="color: black;">能够</span>快速联系我。<span style="color: black;">另外</span>，我将文件的<span style="color: black;">拜访</span>权限更改为“仅查看”（稍后将<span style="color: black;">仔细</span>介绍）。这<span style="color: black;">能够</span>防止其他人对原始文件进行更改，<span style="color: black;">同期</span><span style="color: black;">准许</span><span style="color: black;">她们</span>查看它，并在需要时创建自己的副本。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;">创建工作簿的备份副本</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><img src="//q9.itc.cn/images01/20240918/edb52721a7604e07af1fa0c2ab6a90a1.jpeg" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"></p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我总是在共享之前创建Excel电子表格的备份。<span style="color: black;">这般</span>，<span style="color: black;">倘若</span>有人无意中更改了文档，我仍然<span style="color: black;">能够</span><span style="color: black;">拜访</span>原始副本，将其上传到驱动器，<span style="color: black;">而后</span>再次共享。备份还<span style="color: black;">能够</span><span style="color: black;">守护</span>我在原始文件损坏或意外删除时不会丢失数据。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><span style="color: black;">另外</span>，在进行新更改时，我<span style="color: black;">能够</span><span style="color: black;">运用</span>备份，而不是篡改原始文件。在Excel的桌面应用程序中工作时，我<span style="color: black;">经过</span>将文件<span style="color: black;">保留</span>在两个位置来创建备份。在线<span style="color: black;">运用</span>Excel时，我要么下载文件进行备份，要么创建在线副本并将其存储在OneDrive的个人保险库中以<span style="color: black;">增多</span>安全性。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;"><span style="color: black;">按照</span>需要<span style="color: black;">调节</span>共享设置</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">在共享任何Excel文件之前，我总是<span style="color: black;">调节</span>共享设置，以<span style="color: black;">保证</span><span style="color: black;">仅有</span>预期的收件人<span style="color: black;">才可</span>以适当的权限级别<span style="color: black;">拜访</span>它。<span style="color: black;">倘若</span>我想让其他人查看该文件，我会将权限设置为仅查看。<span style="color: black;">倘若</span>我<span style="color: black;">期盼</span><span style="color: black;">她们</span>能够进行更改，我会保持文件可编辑。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我还<span style="color: black;">能够</span>与<span style="color: black;">区别</span>的收件人共享文件，并单独自定义<span style="color: black;">拜访</span>权限。我为时间<span style="color: black;">敏锐</span>的文件设置了一个过期日期，这些文件在一<span style="color: black;">按时</span>间后会自动撤销<span style="color: black;">拜访</span>权限。我<span style="color: black;">通告</span>收件人<span style="color: black;">她们</span>的权限级别，并测试文件以<span style="color: black;">保证</span>用户不会因权限配置错误而被锁定。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;"><span style="color: black;">保证</span>文件针对打印进行了优化</strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><img src="//q5.itc.cn/images01/20240918/aa64c22b97c3405381df82725116b281.png" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"></p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;"><span style="color: black;">倘若</span>我<span style="color: black;">晓得</span>收件人将打印Excel文件并以<span style="color: black;">理学</span>形式<span style="color: black;">运用</span>它，我会<span style="color: black;">按照</span><span style="color: black;">她们</span>将<span style="color: black;">运用</span>的纸张<span style="color: black;">体积</span>和方向<span style="color: black;">检测</span>内容<span style="color: black;">是不是</span>与页面完美匹配。我<span style="color: black;">检测</span>并<span style="color: black;">调节</span>分页符，以<span style="color: black;">保证</span>数据不会在页面之间尴尬地分割，并仔细<span style="color: black;">检测</span><span style="color: black;">是不是</span><span style="color: black;">隐匿</span>或缺少关键元素。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我<span style="color: black;">仅在</span>预览打印文档的外观后才发送文件。我还尽可能打印文档，以<span style="color: black;">保证</span>一切正常。</p>
<h1 style="color: black; text-align: left; margin-bottom: 10px;"><strong style="color: blue;"><span style="color: black;">思虑</span>文件格式和<span style="color: black;">体积</span></strong></h1>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我在分享时<span style="color: black;">亦</span>会记住文件格式。<span style="color: black;">倘若</span>我只想让收件人查看文件，我会将其转换为不可编辑的PDF，完美地<span style="color: black;">保存</span>其演示文稿。<span style="color: black;">倘若</span>收件人需要原始格式的文件，我会将其<span style="color: black;">保存</span>为原始格式（XLSX）。我还询问收件人<span style="color: black;">是不是</span><span style="color: black;">运用</span>旧版本的Office以兼容格式<span style="color: black;">保留</span>文件。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">我还<span style="color: black;">保证</span>文件<span style="color: black;">体积</span>不会太大，<span style="color: black;">以避免</span>在<span style="color: black;">经过</span>电子邮件共享时<span style="color: black;">导致</span>问题。<span style="color: black;">倘若</span>它很大，我会压缩和<span style="color: black;">调节</span>图像或图形的<span style="color: black;">体积</span>，删除未<span style="color: black;">运用</span>的图纸，或以压缩格式<span style="color: black;">保留</span>文件以减小其<span style="color: black;">体积</span>。<span style="color: black;">倘若</span>文件<span style="color: black;">体积</span>仍然是一个问题，我会将其上传到云端并共享下载链接，而不是文件本身。</p>
<p style="font-size: 16px; color: black; line-height: 40px; text-align: left; margin-bottom: 15px;">每当我共享文件时，我都会遵循这些做法。<span style="color: black;">她们</span>帮助我提前<span style="color: black;">发掘</span>问题，避免尴尬。它还使收件人不必来回<span style="color: black;">检测</span>来理解电子表格。这<span style="color: black;">亦</span>节省了我的时间，<span style="color: black;">由于</span>不需要额外的解释。<a style="color: black;"><span style="color: black;">返回<span style="color: black;">外链论坛： http://www.fok120.com</span>，查看<span style="color: black;">更加多</span></span></a></p>
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